{"id":985,"date":"2023-08-04T15:59:00","date_gmt":"2023-08-04T13:59:00","guid":{"rendered":"https:\/\/staging.lexsys.de\/?p=985"},"modified":"2024-09-23T10:03:40","modified_gmt":"2024-09-23T08:03:40","slug":"5-gruende-warum-sie-ihre-technische-dokumentation-nicht-in-word-verwalten-sollten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/lexsys.de\/de\/5-gruende-warum-sie-ihre-technische-dokumentation-nicht-in-word-verwalten-sollten\/","title":{"rendered":"5 Gr\u00fcnde, warum Sie Ihre Technische Dokumentation nicht in Word verwalten sollten"},"content":{"rendered":"\n<p>Ist Word wirklich das richtige Tool? Kann ein Textverarbeitungsprogramm die Anforderungen an die&nbsp;<a href=\"https:\/\/lexsys.de\/de\/blog\/grundlagen-der-technischen-dokumentation-fuer-einsteiger\">Erstellung und Verwaltung Ihrer Technischen Dokumentation<\/a>&nbsp;erf\u00fcllen? Wahrscheinlich haben Sie bereits ein vages Gef\u00fchl, das dem nicht so ist. Sonst w\u00e4ren Sie nicht hier.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Und Sie haben Recht: Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word sind leistungsstarke Tools f\u00fcr eine Vielzahl von Aufgaben \u2013 die Erstellung und Verwaltung Ihrer technischen Dokumentation geh\u00f6rt leider nicht dazu.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>In diesem Artikel besprechen wir f\u00fcnf Gr\u00fcnde, warum Sie Ihre Technische Dokumentation nicht in Word verwalten sollten und stellen Ihnen bessere Alternativen vor, mit denen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Nerven sparen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Die 5 gr\u00f6\u00dften Nachteile von MS Word f\u00fcr die Technische Dokumentation (TD)&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. M\u00fchsame Versionsverwaltung&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Die akkurate&nbsp;<strong>Versionsverwaltung<\/strong>, auch als&nbsp;<em>Versioning&nbsp;<\/em>bezeichnet, ist eine der Hauptanforderungen an die Technische Dokumentation. Hersteller von Produkten und Software sind dazu gesetzlich verpflichtet. Jede Produkt\u00e4nderung muss aufgezeichnet und nachvollziehbar bleiben.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word erf\u00fcllen diese Anforderungen nur unzureichend. In der Cloud-Version von MS Word l\u00e4sst sich eine Versionsverwaltung theoretisch einrichten, aber die praktische Umsetzung scheitert h\u00e4ufig. Prozesse und Standards f\u00fcr die Dateispeicherung m\u00fcssen definiert und implementiert werden.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Doch je komplizierter ein System, desto h\u00f6her seine Fehleranf\u00e4lligkeit. K\u00f6nnen Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten die n\u00f6tige Disziplin aufbringen, um die festgelegten Verfahren an die Dateispeicherung einzuhalten? Wenn das nicht gew\u00e4hrleistet ist, eignet sich eine Software, die speziell f\u00fcr dieses Anwendungsszenario konzipiert wurde, wesentlich besser. So lassen sich Fehler und deren Konsequenzen von vornherein vermeiden.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. Uneingeschr\u00e4nkter Dateizugriff&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Wissen Sie eigentlich, wer Zugriff auf Ihre technische Dokumentation hat? Jeder im Unternehmen? Nur eine bestimmte Gruppe? Auch der Praktikant? D\u00fcrfen all diese Nutzer auch \u00c4nderungen vornehmen oder die Datei sogar l\u00f6schen?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Selbst wenn Ihre technische Dokumentation in der Cloud gespeichert wird, besteht oft die M\u00f6glichkeit, dass ein Mitarbeiter die Datei herunterl\u00e4dt, bearbeitet und wieder hochl\u00e4dt. Auch in diesem Fall wird es Probleme mit der \u00c4nderungsnachverfolgung und Versionsverwaltung geben.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3. Risiko des Datenverlusts&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Ein uneingeschr\u00e4nkter Dateizugriff oder eine mangelnde Verwaltung der Nutzerrechte, wie oben angesprochen, erh\u00f6ht auch das Risiko eines Datenverlusts. Eine Datei oder ein Ordner l\u00e4sst sich schnell l\u00f6schen oder aus Versehen in einen anderen Ordner \u2013 auf Nimmerwiedersehen \u2013 verschieben.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">4. Inkonsistenzen bei Form und Layout&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Eine der n\u00fctzlichsten und beliebtesten Funktionen in Textverarbeitungsprogrammen sind die zahllosen Formatierungsm\u00f6glichkeiten. Benutzer k\u00f6nnen die Textgr\u00f6\u00dfe, die Schriftart, den Zeilenabstand und vieles mehr nach Belieben anpassen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Pers\u00f6nliche Pr\u00e4ferenzen der Benutzer sollten bei der Erstellung und Verwaltung Ihrer technischen Dokumentation jedoch weitestgehend ausgeschlossen werden.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Warum? Die&nbsp;<strong>Maschinenrichtlinie&nbsp;<\/strong>(2006\/42\/EG) schreibt beispielsweise vor, dass Signalw\u00f6rter, die auf Sicherheitsrisiken in einer Bedienungsanleitung verweisen \u2013 wie GEFAHR, WARNUNG oder VORSICHT \u2013 generell in Gro\u00dfbuchstaben und ohne Ausrufezeichen zu setzen sind.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ihr Technischer Redakteur ist mit diesen&nbsp;<strong>Normen und Richtlinien<\/strong>&nbsp;vertraut, ein anderer Nutzer, der diese Formatierung wom\u00f6glich nach seinen Pr\u00e4ferenzen anpasst, vielleicht nicht. Abhilfe schafft hier ein Tool, das genau f\u00fcr diesen Zweck entworfen worden ist und den Autoren die richtige Formatierung, wie f\u00fcr die oben genannten Signalw\u00f6rter, automatisch vorschl\u00e4gt.&nbsp;&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ihre technische Dokumentation reflektiert au\u00dferdem das&nbsp;<strong>Branding&nbsp;<\/strong>Ihres Unternehmens. Sie sollten daher ausschlie\u00dfen, dass Teammitglieder den Look Ihrer Dokumente verw\u00e4ssern k\u00f6nnen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">5. Layout- und Formatierungsprobleme nach einer \u00dcbersetzung&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Hersteller, die ihre Produkte auch im Ausland vertreiben wollen, m\u00fcssen Ihre Technische Dokumentation in die Zielsprache der entsprechenden L\u00e4nder \u00fcbersetzen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>\u00dcbersetzungen einer Word-Datei werden schnell zum Alptraum des DTP-Teams, das die Druckvorlage erstellt. Insbesondere, wenn die Ausgangsdatei schlecht formatiert und Abs\u00e4tze beispielsweise mit Tabs oder Leerzeichen einger\u00fcckt worden sind.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ihre Texte sind in verschiedenen Sprachen unterschiedlich lang: Im Englischen etwa voraussichtlich k\u00fcrzer als im Deutschen, im Spanischen dagegen l\u00e4nger. Eine \u00dcbersetzung wird in diesem Fall das gesamte Layout verschieben und Ihre DTP-Mitarbeiter werden sehr viel Zeit f\u00fcr die&nbsp;<strong>manuelle Formatierung<\/strong>&nbsp;jedes einzelnen Dokuments aufbringen m\u00fcssen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Zum Gl\u00fcck gibt es inzwischen hervorragende Alternativen f\u00fcr die Erstellung und Verwaltung Ihrer Technischen Dokumentation, die wir Ihnen nachfolgend vorstellen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Die Vorteile von Content-Management-Systemen (CMS)&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Ein Content-Management-System (CMS) f\u00fcr die Technische Dokumentation, auch&nbsp;<strong>Redaktionssystem<\/strong>&nbsp;genannt \u2013 nicht zu verwechseln mit CMS f\u00fcr Webseiten \u2013, ist eine datenbankgest\u00fctzte Software, in der Inhalte gemeinschaftlich erstellt, bearbeitet und verwaltet werden. Inhaltsmodule werden einmalig erstellt und lassen sich anschlie\u00dfend beliebig wiederverwenden.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ein CMS ist einem Textverarbeitungsprogramm weit \u00fcberlegen und bietet Herstellern und Technischen Redakteuren enorm viele Vorteile:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Eine Single-Source-of-Truth<\/strong>: Dank der zentralen Speicherung der Daten greifen alle autorisierten Nutzer auf den gleichen, stets aktuellen Datensatz zu. Redundante und doppelte Datens\u00e4tze und Dateien lassen sich damit vermeiden.\u00a0\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Versioning<\/strong>: Jegliche Daten\u00e4nderung wird in der Historie des CMS gespeichert und l\u00e4sst sich bei Bedarf sogar r\u00fcckg\u00e4ngig machen.\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Unterschiedliche Zugriffsrechte<\/strong>: In einem CMS k\u00f6nnen Nutzern verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen, wie Administrator, Editor, Leser, zugewiesen werden. Auf diese Weise wird die Sicherheit der Dateien erh\u00f6ht.\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Weniger Fehlerquellen<\/strong>: Da einmal erstellte und gepr\u00fcfte Inhalte wiederverwendet werden, wird das Fehlerrisiko verringert.\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Zusammenstellung von Dokumenten anhand einzelner Module<\/strong>: Da sich Module wie Puzzlest\u00fccke verwenden lassen, wird die Erstellung \u00e4hnlicher Dokumente etwa bei Produktupdates zum Kinderspiel.\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Publizierung in unterschiedlichen Zielformaten<\/strong>: Die Inhalte in einem Redaktionssystems lassen sich als PDF, als Online-Hilfe oder sogar als\u00a0<a href=\"https:\/\/lexsys.de\/de\/blog\/chatbots\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Chatbot<\/a>\u00a0publizieren.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Die Nutzung eines CMS ist eine tolle Sache. Aber mit zunehmender Anzahl an Inhalten, technischen Abbildungen und Sprachen kommen diese L\u00f6sungen an ihre Grenze. Die L\u00f6sung? Component-Content-Management-Systeme (CCMS).&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Component-Content-Management-Systeme (CCMS)&nbsp;&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Was sind Component-Content-Management-Systeme (CCMS)&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Ein Component-Content-Management-System (CCMS) ist ein Content-Management-System, das Inhalte auf Komponentenebene anstatt auf Dokumentenebene verwaltet. Komponenten sind kleine Informationsbausteine, wie eine einzelne Abbildung, eine Tabelle oder eine Produktbeschreibung, die sich beliebig kombinieren und wiederverwenden lassen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Die Vorteile eines Component-Content-Management-Systems&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Lassen Sie uns die Vorteile eines CCMS anhand eines praktischen Beispiels erl\u00e4utern. Angenommen Sie sind deutscher Hersteller einer Kaffeemaschine und bieten&nbsp;<strong>zwei beinahe identische Modelle<\/strong>&nbsp;an \u2013 eines mit und eines ohne Milchaufsch\u00e4umer \u2013, die Sie in zehn europ\u00e4ischen L\u00e4ndern verkaufen wollen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>In einem CCMS m\u00fcssen alle Inhaltsbausteine nur einmal erstellt werden. Das hei\u00dft, Sie als Hersteller schreiben eine allgemeine Bedienungsanleitung f\u00fcr beide Modelle. Nur die Stellen, an denen sich die Modelle unterscheiden, m\u00fcssen separat angelegt werden, wie die Produktabbildungen, die Lieferinhalte und die Hinweise zur Verwendung und Wartung des Milchaufsch\u00e4umers.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Auf diese Weise lassen sich&nbsp;<strong>beide Bedienungsanleitungen ohne viel Aufwand<\/strong>&nbsp;in zehn Sprachen \u00fcbersetzen. Alle notwendigen Inhaltsbausteine k\u00f6nnen m\u00fchelos in ein \u00fcbersetzerfreundliches Dateiformat exportiert werden. Nach der \u00dcbersetzung werden diese Daten im CCMS hinterlegt und sind sofort verf\u00fcgbar.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Mit einem Klick lassen sich aus diesen Inhaltsbausteinen 20 komplette Bedienungsanleitungen in zehn Sprachen generieren \u2013&nbsp;<strong>mit minimalem Aufwand f\u00fcr den technischen Redakteur<\/strong>&nbsp;\u2013 und mit geringeren Betriebskosten f\u00fcr das Unternehmen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Hersteller, die mit einem CCMS arbeiten, entlasten den technischen Redakteur, das DTP-Team und den \u00dcbersetzungskoordinator und profitieren von:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>geringeren Produktionskosten,\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>niedrigeren \u00dcbersetzungskosten,\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>schnelleren Abl\u00e4ufen und\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>agilem Arbeiten.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Neben diesem sogenannten&nbsp;<strong>Variantenmanagement<\/strong>&nbsp;bietet ein solches Redaktionssystem noch viele weitere Vorteile:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Wiederverwendbarkeit von Informationen\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>Leichte Auffindbarkeit von Inhalten\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>Versionierung\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Standardisiertes Layout\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>Trennung von Inhalt und Layout\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>Sprachenmanagement\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>Bessere Zug\u00e4nglichkeit f\u00fcr Personen mit eingeschr\u00e4nkter Sehf\u00e4higkeit\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>Direktes Feedback bei einer HTML-Ausgabe\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Qualit\u00e4tssicherung\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>Automatisierung\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>M\u00f6glicher Einsatz von K\u00fcnstlicher Intelligenz wie Chatbots.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Lexsys: Ihr zuverl\u00e4ssiger Partner f\u00fcr technische Dokumentation&nbsp;&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>F\u00fcr Einsteiger in die Technische Dokumentation mag ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word die erste Wahl sein. Jeder kennt sich damit aus und Dokumente lassen sich rasch erstellen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Doch je komplexer Ihre Anforderungen werden, desto schlechter schneidet solch eine Software ab. Die mangelnde Versionsverwaltung und der uneingeschr\u00e4nkte Dateizugriff erh\u00f6hen das Risiko von Datenverlust, Inkonsistenzen bei Form und Layout sowie Formatierungsprobleme nach einer \u00dcbersetzung.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Eigenst\u00e4ndige L\u00f6sungen wie Adobe FrameMaker bieten einige der Vorteile eines CCMS. Doch Redaktionssysteme wie ein Component-Content-Management-System (CCMS) sind definitiv die bessere Alternative und bieten Herstellern unschlagbare Vorteile.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Wir bei Lexsys unterst\u00fctzen Hersteller gern bei der Erstellung, Verwaltung und \u00dcbersetzung ihrer Technischen Dokumentation in einem CMS oder CCMS. Unsere Projektmanager sind mit Redaktionssystemen bestens vertraut und k\u00f6nnen Sie diesbez\u00fcglich auch gern beraten.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><em>Wollen Sie mehr dar\u00fcber erfahren, wie Lexsys Sie bei Ihren technischen Dokumentationen unterst\u00fctzen kann?\u00a0<a href=\"\/kontakt\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Kontaktieren Sie uns<\/a>\u00a0noch heute und vereinbaren Sie ein Beratungsgespr\u00e4ch.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ist Word wirklich das richtige Tool? Kann ein Textverarbeitungsprogramm die Anforderungen an die&nbsp;Erstellung und Verwaltung Ihrer Technischen Dokumentation&nbsp;erf\u00fcllen? Wahrscheinlich haben Sie bereits ein vages Gef\u00fchl, das dem nicht so ist. 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