Wie viel kostet die Erstellung einer technischen Dokumentation?

„Wie viel kostet eigentlich die Erstellung einer technischen Dokumentation?“ Diese Frage hören wir bei Lexsys sehr häufig. Verständlich. Schließlich wollen unsere Kunden wissen, wie teuer eine solche Investition in ihr Unternehmen sein wird. 

Wir sprechen hier ganz explizit von Investition. Denn der Wert einer technischen Dokumentation geht weit über die Erklärung der Funktionsweise eines Produktes hinaus. Ihre technische Dokumentation … 

• beeinflusst ganz maßgeblich das Nutzererlebnis, 

• trägt zum Image Ihrer Marke bei und 

• ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens in internationalen Märkten. 

Eine minderwertige und fehlerhafte technische Dokumentation mit schlechter Übersetzung kann Ihren Ruf schädigen und hohe Kosten durch mehr Serviceanfragen, Produktrücksendungen und im Extremfall sogar Schadensersatzforderungen verursachen. 

In diesem Artikel sprechen wir darüber, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen, welche Abrechnungsmethoden für technische Dokumentationen gängig sind und welche Faktoren den Preis für die Erstellung einer technischen Dokumentation (TD) beeinflussen. 

So wird in der technischen Dokumentation abgerechnet 

Natürlich gleicht kein Projekt dem anderen. Seriöse Dienstleister rechnen aber meist nach diesen zwei Systemen ab: 

• Abrechnung nach Seitenpreis 

• Abrechnung nach Stundensatz 

Wir stellen beide Methoden nachfolgend kurz vor und erklären, welches System wir bei Lexsys bevorzugen. 

Technische Dokumentation: Abrechnung nach Seitenpreis 

Bei der Abrechnung nach Seitenpreis wird eine grobe Pauschale für die Erstellung einer einzelnen Seite der Dokumentation festgelegt. Dieser Wert basiert auf den Erfahrungen des jeweiligen Anbieters und hängt davon ab, ob eine Seite komplett neu recherchiert oder ein vorhandenes Dokument, beispielsweise das Handbuch eines Vorgängermodells, nur aktualisiert werden muss. 

Die Nachteile dieses Systems? Wenn der Anbieter zu wenig Zeit für eine Seite veranschlagt hat, können sich aufgrund von Zeit- und Kostendruck Fehler oder Unklarheiten in Ihre TD einschleichen, was später zu mehr Anfragen an Ihren Kundensupport führen wird. 

Unseriöse Anbieter könnten bei dieser Abrechnungsart auch versuchen, die Inhalte unnötig über mehrere Seiten auszubreiten. 

Technische Dokumentation: Abrechnung nach Stundensatz 

Wir bei Lexsys halten die Kalkulation auf Basis des Seitenpreises für intransparent und nicht mehr zeitgemäß. Deshalb bieten wir unseren Kunden eine Abrechnung nach Stundensatz an. 

Durch den Einsatz moderner Redaktionssysteme wie CCMS (Component Content Management System) sprechen wir nicht länger von einzelnen Seiten. 

Stattdessen erstellen wir eine technische Dokumentation auf Basis kleiner Bausteine, die von der Software in verschiedenen Formaten, wie einer gedruckten Bedienungsanleitung oder einer Online-Hilfeseite, ausgegeben werden kann. 

Das spart Zeit und verringert die Kosten einer technischen Dokumentation. 

Welche Faktoren bestimmen den Preis einer technischen Dokumentation? 

Die Kosten einer technischen Dokumentation hängen stark vom Produkt und den damit einhergehenden rechtlichen Anforderungen ab. Für ein einfaches Haushaltsgerät wie einer Mikrowelle gelten andere Anforderungen als für eine CNC-Maschine. 

Auch diese Fragen bestimmen daher die Kosten einer technischen Dokumentation:  

• Wie komplex ist die TD und wie viele Dokumente sind erforderlich? 

• Welche Marktanforderungen hat der Produkttyp? 

• Für welchen Zielmarkt soll die TD erstellt werden? 

• Gibt es bereits eine ähnliche Dokumentation? 

• Sind viele Abbildungen erforderlich? 

• Sind weitere Dienstleistungen wie linguistische Softwaretests oder eine Lokalisierung in andere Sprachen erforderlich? 

Bei Lexsys erhalten Sie daher stets ein individuelles Angebot, das für Ihre Bedürfnisse maßgeschneidert ist. Dabei berücksichtigen wir sechs Faktoren. 

1. Zielgruppe

   Die Zielgruppe Ihrer technischen Dokumentation ist ein entscheidender Kostenfaktor: denn je komplexer das Fachgebiet, desto höher ist der Wert der technischen Dokumentation – und desto höher sind die Anforderungen an den technischen Redakteur. Die wichtigen Fragen, die uns bei einer Angebotsstellung leiten, sind daher: Richtet sich Ihre TD an den Endnutzer, einen Software Developer oder an einen Ingenieur? Sind tiefgründige Recherchen erforderlich? Wie sehen die rechtlichen Anforderungen an das Produkt aus? 

2. Arbeitsergebnisse 

   Auch das benötigte Endergebnis beeinflusst den Preis. Übernehmen Sie selbst die Bearbeitung, das Layout und die Produktion oder möchten Sie diese Schritte an einen Dienstleister wie uns auslagern? 

   In welchem Format soll die technische Dokumentation geliefert werden? Benötigen Sie ein druckfertiges PDF oder Dateien im HTML- oder ePUB-Format? Verwenden Sie ein modernes Redaktionssystem? 

3. Ausgangsmaterialien 

   Je mehr Informationen Sie uns vorab zur Verfügung stellen können, desto effizienter können wir Ihre technische Dokumentation erstellen. Dazu gehören unter anderem: 

   • eine Liste mit Produktfunktionen 

   • Funktionsspezifikationen 

   • Zugang zu einer Testversion Ihrer Software 

   • Zugang zu technischen Experten in Ihrem Unternehmen 

   • Informationen zu Ihrer Marke (wie Logos und andere Designelemente). 

4. Lieferfrist 

   Ein enger Zeitplan oder eine verspätete Bereitstellung der oben genannten Ausgangsmaterialien können die Kosten Ihres Projekts in die Höhe treiben und gleichzeitig die Qualität der Arbeit beeinträchtigen. 

   Wir empfehlen unseren Kunden daher, ausreichend Zeit für die Erstellung ihrer technischen Dokumentation einzukalkulieren. Das gilt insbesondere, wenn zusätzliche Dienstleistungen wie eine Übersetzung in andere Sprachen erforderlich sind. 

5. Faktenprüfung 

   Die Richtigkeit der Fakten ist eine Grundvoraussetzung der technischen Dokumentation. Fehler in einer Bedienungsanleitung können Hersteller teuer zu stehen kommen, denn sie sind haftbar für falsche Anwendungen, die sich daraus ergeben. 

   Aus diesem Grund sind Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse fester Bestandteil unseres Qualitätsprozesses. Doch je mehr Feedback und Korrekturschleifen für Ihr Projekt erforderlich sind, desto kostspieliger wird die Erstellung. 

   Sorgen Sie deshalb dafür, dass die Unterlagen, die Sie uns zur Verfügung stellen, bereits geprüft und faktisch korrekt sind. 

6. Übersetzung 

   Wenn Sie Ihr Produkt auch außerhalb Ihres Heimatmarkts verkaufen möchten, sind Sie zur Übersetzung der technischen Dokumentation in die entsprechenden Sprachen der Zielmärkte gesetzlich verpflichtet. 

   Als Full-Service-Provider übernehmen wir diese Leistung gern für Sie. Die zusätzlichen Kosten, die dafür anfallen, berechnen sich aus: 

   In der Übersetzungsbranche wird normalerweise pro Wort des Ausgangstextes abgerechnet. Der genaue Wortpreis hängt davon ab, wie komplex der Text ist und in welche Sprache übersetzt wird. 

   Die Übersetzung der Bedienungsanleitung eines gängigen Haushaltgeräts von Deutsch nach Englisch ist beispielsweise günstiger als die Übersetzung der Installationsanleitung einer komplexen Fertigungsmaschine für die Automobilbranche von Deutsch nach Japanisch. 

   Als Dienstleister für technische Übersetzungen arbeiten wir hauptsächlich mit erfahrenen Fachübersetzern zusammen und der Pool an qualifizierten Übersetzern kann je nach Sprachkombination und Thema der TD begrenzt sein. 

   • der Anzahl der benötigten Sprachen, 

   • der Wortzahl des Ausgangstextes und 

   • dem gewünschten Liefertermin der Übersetzung. 

Was können Sie bei Lexsys erwarten? 

Die Frage nach den exakten Kosten einer technischen Dokumentation lässt sich daher erst beantworten, wenn all die oben genannten Faktoren geklärt sind. 

Eine Investition in Ihre technische Dokumentation ist jedoch viel mehr als nur ein Kostenfaktor. Sie bezahlen nicht für eine Bedienungsanleitung, sondern Sie investieren in den Ruf Ihres Unternehmens und das Erlebnis Ihrer Kunden. 

Das Ergebnis? Weniger Supportanfragen und zufriedenere Kunden – und damit einhergehend auch geringere Kosten und höhere Gewinne. 

Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters daher auf mehr als nur den Preis: Schauen Sie sich das Gesamtpaket an. 

Wir bei Lexsys setzen auf moderne Redaktionssysteme auf Basis des DITA-Standards. Der Vorteil? Wir können Ihre Quelldaten in unterschiedlichen Dateiformaten ausgeben. Sie sparen so schlussendlich Kosten. 

Als Komplettanbieter können wir neben der Erstellung Ihrer technischen Dokumentation auch linguistische Softwaretests und die Lokalisierung Ihrer Dokumentation in andere Sprachen übernehmen. Wir sind außerdem ein zertifizierter SAP-Partner. 

Unser internationales Team aus Englisch- und Deutschmuttersprachlern steht Ihnen dabei gern zur Seite. 

Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie Lexsys Sie bei der Investition in Ihre technische Dokumentation unterstützen kann? Kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch.