EU-Whistleblower-Richtlinie: Tipps für die Umsetzung in globalen Unternehmen

Gegen Ende des Jahres 2019 hat die Europäische Union die sogenannte „EU-Whistleblowing-Richtlinie“ 2019/1937 beschlossen. Sie bietet Schutz für Personen, die in ihrem Arbeitsumfeld Verstöße gegen geltendes EU-Recht melden – sogenannte Hinweisgeber oder „Whistleblower“. Bis spätestens Dezember 2021 muss diese Richtlinie von den EU-Mitgliedsstaaten in nationales Gesetz umgesetzt werden. Internationale Unternehmen müssen sich demnach auf einige Neuerungen einstellen, denn auch für sie bringt die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie einige Anforderungen mit sich.  

Was ist ein Whistleblower? 

Seit einigen Jahren taucht der Begriff „Whistleblower“ immer wieder in den Nachrichten auf. Zu den bekanntesten Whistleblowing-Fällen der letzten Jahre gehören die NSA-Enthüllungen durch Edward Snowden und der Bilanzskandal von Wirecard. Doch was ist ein Whistleblower eigentlich? 

Whistleblower sind Menschen, die Missstände oder Straftaten – vor allem in Unternehmen, Behörden oder politischen Organisationen – melden. Meist handelt es sich hierbei um Mitarbeiter. Allerdings können auch andere Personen, wie Bewerber, Geschäftspartner oder ehemalige Mitarbeiter, als Hinweisgeber dienen. In der Regel stammen die Informationen aus einem geheimen oder geschützten Umfeld und werden durch die Whistleblower an die Öffentlichkeit gebracht. 

Typische Beispiele für Whistleblower-Enthüllungen sind Korruptionsfälle, Menschenrechtsverletzungen und Datenmissbrauch. 

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie und Anforderungen an Unternehmen 

Die von der EU verabschiedete Hinweisgeberschutzrichtlinie trat am 16. Dezember 2019 in Kraft. Sie bietet Whistleblowern Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen wie Entlassung, Degradierung oder sonstiger Diskriminierung.  

Hinweisgeber haben die Wahl, ob sie Missstände intern im Unternehmen melden oder sich direkt an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. In bestimmten Fällen, beispielsweise nach einer erfolglosen Meldung an diese Kanäle, können sie auch direkt an die Öffentlichkeit gehen. 

Nach der Richtlinie müssen sich Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sowie alle Unternehmen der Finanzdienstleistungsbranche auf einige Änderungen einstellen. Unter anderem sind sie verpflichtet, ein internes Hinweisgeber-System einzurichten, über das Compliance-Verstöße gemeldet werden können. Die Vertraulichkeit des Whistleblowers muss hierbei gewahrt bleiben. 

Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie im Unternehmen 

Laut der neuen Whistleblower-Richtlinie sollen Hinweisgeber die Möglichkeit erhalten, ihre Meldungen sowohl schriftlich als auch mündlich zu machen. Unternehmen sind daher angehalten, u. a. digitale Meldesysteme und Telefonhotlines einzurichten. Darüber hinaus sind Meldungen auf dem Postweg oder über einen internen Briefkasten möglich. Auf Verlangen des Hinweisgebers können auch persönliche Treffen vereinbart werden.  

Für die Einführung eines internen Whistleblower-Meldesystems gelten je nach Unternehmensgröße unterschiedliche Fristen: 

  • Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitern gilt die Umsetzungsfrist von 2 Jahren.  
  • Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern haben bis zum 17.12.2023 Zeit, ihre internen Hinweisgeber-Systeme zu etablieren. 

Die zeitnahe Einführung eines effektiven Hinweisgeber-Systems ist nicht nur wichtig für das Compliance-Management. Sie ist auch im besten Interesse eines Unternehmens. Denn die Bereitstellung eines internen Meldekanals kann verhindern, dass Probleme über das Unternehmen hinaus bekannt gemacht werden.   

Darüber hinaus werden Informanten durch den erweiterten Hinweisgeberschutz ermutigt, auf Missstände im Unternehmen aufmerksam zu machen. So können Risiken frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Im besten Fall können Unternehmen hierdurch einen finanziellen Schaden oder eine Schädigung ihres Rufs vermeiden. 

Wie Sie Sprachbarrieren im Whistleblowing-System umgehen 

Sowohl bei der Einführung der neuen Meldekanäle als auch im Rahmen von Whistleblower-Meldungen dürfen Sprachbarrieren nicht übersehen werden. Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern und Mitarbeitern mit verschiedenen Muttersprachen müssen ihrem globalen Personal denselben Hinweisgeberschutz bieten und gleichberechtigten Zugang zu allen Komponenten des Meldesystems ermöglichen. 

Hierzu gehört u. a. die Bereitstellung sämtlicher Komponenten des Hinweisgeber-Systems in den entsprechenden Sprachen, von der Übersetzung der Online-Plattformen und automatischen Anrufbeantworter bis hin zum persönlichen Dolmetscher bei Vier-Augen-Gesprächen. 

Auch die gemeldeten Informationen müssen unter Umständen in verschiedene Sprachen übersetzt werden. Zur Kommunikation mit fremdsprachigen Mitarbeitern im Rahmen des Ermittlungsverfahrens können ebenfalls Übersetzungen erforderlich sein. 

Womöglich muss auch das Ergebnis der Untersuchung in verschiedene Sprachen übertragen werden.  

Informationsschutz auf allen Ebenen 

Bei all diesen Sprachdienstleistungen steht Vertraulichkeit im Vordergrund. Um Informationen zu übermitteln, ohne diese zu verfälschen, sind linguistische Kompetenz und ggf. juristisches Fachwissen erforderlich. Aber auch kultureller Einblick und sprachliches Feingefühl sind wichtig – insbesondere, wenn es darum geht, die Kooperationsbereitschaft zu erhöhen. Selbst feine Nuancen, wie der Unterschied zwischen dem Wort „Ermittlungsverfahren“ und „interne Untersuchung,“ können die Zuvorkommenheit Ihrer Mitarbeiter beeinflussen. 

Bei Lexsys beschäftigen wir erfahrene Übersetzer, die sich auf verschiedene Fachgebiete spezialisieren. Wir arbeiten DSGVO-konform, weil unsere Übersetzer 

  • in der Europäischen Union, 

ansässig sind.  

Für unsere Übersetzer außerhalb dieser Länder wenden wir neben den EU-Standardvertragsklauseln auch Risikoeinschätzungen gemäß Schrems II an. 

Um einen sicheren Datentransfer zu gewährleisten, nutzen wir hierfür ausschließlich unser eigenes Kundenportal. So können unsere Kunden gewiss sein, dass ihre vertraulichen Informationen bei uns in sicheren Händen sind. 

Sind Sie für die neue Richtlinie gerüstet? 

Gerne helfen wir auch Ihnen, ein effektives Whistleblower-System in Ihrem Unternehmen einzurichten. Wenn Sie sprachliche Unterstützung bei der Umsetzung der EU-Richtlinie oder für laufende Ermittlungsverfahren benötigen, sind Sie bei uns an der richtigen Stelle. Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen für Compliance finden Sie hier und kontaktieren Sie uns noch heute, um ein kostenloses Beratungsgespräch zu vereinbaren.

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