Die meisten Maschinenbauer würden sagen: Kein Problem. Sie wissen, welcher Zeichnungsstand freigegeben war und welche Firmware auf der Steuerung lief. Die Betriebsanleitung liegt aber oft woanders. Die Dateien stehen in SharePoint, der Revisionsstand in einer Excel-Liste, die Freigabe in einem E-Mail-Verlauf, die Übersetzungen beim Übersetzungsbüro. Alle Informationen sind vorhanden. Trotzdem kann es Wochen dauern, sie für eine einzige Maschine zusammenzutragen.

Die neue EU-Maschinenverordnung macht dieses Problem sichtbarer. Interessant finde ich dabei, dass kaum jemand darüber spricht. Die meisten Beiträge zur digitalen Betriebsanleitung beschreiben, wie die Anleitung online kommt. Weniger geht es darum, ob man später noch zeigen kann, welche Fassung für welche Maschine galt.

Was gilt ab dem 20. Januar 2027?

Ab dem 20. Januar 2027 gilt die Verordnung (EU) 2023/1230, die EU-Maschinenverordnung, in vollem Umfang. Einzelne Vorschriften gelten schon früher. Sie löst die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab. Für die Betriebsanleitung heißt das nach Artikel 10 Absatz 7:

• Digital ist erlaubt. Die Betriebsanleitung darf digital bereitgestellt werden. Sie muss das Maschinenmodell eindeutig nennen, zu dem sie gehört.
• Der Zugang muss angegeben sein. Auf der Maschine steht, wie man die digitale Anleitung erreicht. Geht das nicht, steht es auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument.
• Herunterladen, speichern, drucken. Nutzer müssen die Anleitung ausdrucken, herunterladen und auf einem Gerät speichern können. Das gilt auch für Anleitungen, die in die Software der Maschine eingebettet sind.
• So lange wie die Maschine, mindestens aber zehn Jahre. Die Anleitung bleibt online, solange die Maschine voraussichtlich genutzt wird, und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen.
• Papier bleibt ein Recht. Verlangt der Nutzer beim Kauf eine Papierfassung, liefert der Hersteller sie innerhalb eines Monats kostenlos. Können Laien die Maschine vernünftigerweise nutzen, liegen die wesentlichen Sicherheitsinformationen immer auf Papier bei.

Für unvollständige Maschinen gilt Artikel 11. Dort geht es um die Montageanleitung, und sie bleibt mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online, ohne den Zusatz zur Lebensdauer.

Reicht ein QR-Code für die digitale Betriebsanleitung?

Für den Zugang reicht er. Für den Nachweis nicht.

Ein QR-Code führt den Nutzer zu einer Anleitung, und das ist schon viel wert. Er beantwortet aber keine der Fragen, die ein Kunde, ein Gutachter oder eine Behörde Jahre später stellen könnte:

• Welche Version galt für diese eine Maschine?
• Passte diese Version zur Ausstattung der Maschine?
• Wann hat sich der Inhalt geändert und warum?
• War die Übersetzung auf demselben Stand wie das Original?
• Wie lange war die Anleitung tatsächlich erreichbar?
• Welche Anleitung lag bei, als die Maschine das Werk verließ?

Die Verordnung schreibt vor, was am Ende erreicht sein muss. Wie ein Hersteller seine Versionen, Freigaben und Varianten verwaltet, überlässt sie ihm. Genau dort sehe ich den eigentlichen Aufwand. Der QR-Code ist schnell gedruckt. Die Ordnung dahinter muss man aufbauen.

Müssen ältere Versionen der Betriebsanleitung abrufbar bleiben?

Diese Frage höre ich zurzeit am häufigsten, meist in dieser Form: „Wir stellen immer nur die aktuelle Version online. Ist das ein Problem?“

Wörtlich verlangt die Verordnung nicht, jede frühere Fassung öffentlich vorzuhalten. Sie verlangt aber, dass die Anleitung zur Maschine passt und über die gesamte Frist online zugänglich ist. Meine Lesart: Solange die aktuelle Version inhaltlich auch für ältere Maschinen stimmt, reicht eine Version. Sobald sich eine Maschine geändert hat, etwa durch eine neue Baureihe, neue Sicherheitsfunktionen oder ein Software-Update, beschreibt die aktuelle Anleitung die älteren Maschinen nicht mehr richtig. Für diese Maschinen ist die Pflicht dann nicht mehr erfüllt.

Die gute Nachricht: Das lässt sich ordnen. Meine Empfehlung: Frühere Fassungen müssen nicht auf der Startseite stehen. Sie sollten aber auffindbar bleiben und eindeutig der richtigen Maschine zugeordnet sein.

Wo die Zuordnung Maschine-Anleitung reißt

Zwei Beispiele zeigen, wie die Verbindung zwischen Maschine und Anleitung verloren gehen kann, ohne dass jemand einen Fehler macht.

Ein Beispiel: der Website-Relaunch

Ein Hersteller baut 2026 eine Dosieranlage und bringt einen QR-Code an. Solche Anlagen laufen gut zwanzig Jahre. 2032 bekommt die Firma eine neue Website. Adressen ändern sich, alte Produktseiten wandern ins Archiv. 2044 scannt ein Servicetechniker den Code und findet nichts.

Niemand hat die Anleitung absichtlich gelöscht. Es war aber auch niemand dafür zuständig, dass sie erreichbar bleibt. Und selbst wenn die Datei im Archiv wieder auftaucht, bleibt eine Frage offen: Ist das die Fassung, die mit dieser Maschine ausgeliefert wurde?

Ein Beispiel: die verwechselte Maschinenvariante

Eine Verpackungsmaschine gibt es in drei Ausführungen: als Standardmaschine, für die Pharmaindustrie und in einer Hygieneausführung für Lebensmittel. Jede hat andere Sensoren, andere Schutzeinrichtungen und andere Wartungsschritte. Ein einziger QR-Code führt bei allen drei zur selben allgemeinen Anleitung. Ein Techniker wartet die Pharma-Maschine nach den Wartungsschritten der Standardmaschine.

Hier fehlt kein Link. Es fehlt die richtige Anleitung für die richtige Ausführung. Der Code kann noch so gut gemacht sein: Wenn es nicht für jede Ausführung eine eigene, eindeutig zugeordnete Fassung gibt, führt er ins Leere.

Wer fragt nach, und wann?

Zwei Stellen der Maschinenverordnung sind hier wichtig. Nach Artikel 10 Absatz 3 halten Hersteller die technischen Unterlagen und die EU-Konformitätserklärung mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme für die Marktüberwachungsbehörden bereit. Nach Artikel 10 Absatz 10 legen sie einer zuständigen Behörde auf deren begründetes Verlangen alle Informationen und Unterlagen vor, die die Konformität belegen, in einer Sprache, die die Behörde leicht versteht.

Realistisch betrachtet ist eine Behördenanfrage aber nicht der wahrscheinlichste Anlass. Die Frage nach der richtigen Anleitung kommt eher nach einem Unfall, bei einer Reklamation oder in einem Haftungsfall.

An dieser Stelle trenne ich bewusst, was im Gesetz steht und was ich daraus lese. Bis zum 9. Dezember 2026 müssen die Mitgliedstaaten die neue Produkthaftungsrichtlinie (EU) 2024/2853 in nationales Recht umsetzen. Nach Artikel 17 erlischt ein Anspruch grundsätzlich zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen des Produkts. Nach Artikel 9 Absatz 1 kann ein Gericht den Hersteller verpflichten, relevante Beweismittel offenzulegen. Kommt der Hersteller dieser Verpflichtung nicht nach, kann dies nach Artikel 10 Absatz 2 Buchstabe a unter bestimmten Voraussetzungen zu einer Vermutung der Fehlerhaftigkeit des Produkts führen.

Meine Lesart, keine Rechtsauskunft: Die Maschinenverordnung und die Produkthaftungsrichtlinie rechnen mit denselben zehn Jahren ab demselben Zeitpunkt. Wer eine Betriebsanleitung bei einer Plattformumstellung überschrieben hat, erfüllt dann womöglich nicht nur eine Bereitstellungspflicht nicht mehr. Er kann auch nicht mehr zeigen, dass die Anleitung nicht das Problem war. Ob und wie das auf Ihr Unternehmen zutrifft, klären Sie am besten mit Ihrer eigenen Rechtsberatung.

Was Sie vorlegen können sollten

Für die Maschine P-24577 heißt das: Diese Angaben sollten an einer Stelle liegen oder zumindest miteinander verknüpft sein.

Nichts davon ist kompliziert. Es muss sich nur über die Seriennummer finden lassen und den nächsten Website-Relaunch überstehen. Diese Tabelle gibt es auch als Vorlage zum Ausfüllen.

Der 30-Minuten-Test

Nehmen Sie eine Maschine, die Sie vor drei Jahren ausgeliefert haben. Messen Sie, wie lange es dauert, die Betriebsanleitung genau so vorzulegen, wie sie damals beilag: in der Sprache des Kunden und mit dem Freigabedatum.

Dauert es ein paar Minuten, sind Sie gut aufgestellt. Dauert es einen Nachmittag, haben Sie die eigentliche Lücke gefunden. Sie liegt dann nicht beim QR-Code und nicht beim Portal.

Fünf Fragen für diesen Monat:

1. Führt die Seriennummer zu einer bestimmten, freigegebenen Version der Anleitung?
2. Werden ältere Versionen aufbewahrt, nicht nur die aktuelle?
3. Ist für jede Sprachfassung festgehalten, wann sie den Stand des Originals erreicht hat?
4. Gibt es eine benannte Person für die Freigabe?
5. Gibt es eine benannte Person, die das Archiv über den nächsten Plattformwechsel bringt?

Wenn Sie den Test machen, schreiben Sie mir, wie lange es gedauert hat. Ich sage Ihnen gern, was wir in solchen Fällen meist sehen. Und wenn Sie die Tabelle oben als bearbeitbare Vorlage möchten, antworten Sie kurz, dann schicke ich sie Ihnen.

Wer ist zuständig?

In vielen Unternehmen verteilt sich die Verantwortung auf Entwicklung, Technische Redaktion, Produktmanagement, Qualität, Regulatory Affairs und IT. Jede Abteilung geht davon aus, dass eine andere das Thema hat. Dann gehört niemandem der Fahrplan, niemandem die Plattform und niemandem die Aufbewahrung über die Jahre. Das Ergebnis ist selten ein großer Fehler. Meist kommt der Januar 2027, und es gibt mehrere halb fertige Projekte, aber keinen durchgehenden Ablauf.

Besonders deutlich wird das im Sondermaschinenbau. Dort bekommt jeder Kunde eine eigene Dokumentation, und eine gemeinsame Plattform muss all diese Fassungen zehn Jahre und länger halten.

Dazu kommt eine Rechnung, die selten jemand aufmacht. Die Druckkosten fallen weg. Hosting, Übersetzungsabstimmung, Linkprüfung und Archiv bleiben. Nach fünf Jahren liegen die laufenden Kosten oft höher, als am Anfang jemand angenommen hat.

Fazit

Die Anleitung online zu stellen, ist der einfache Teil der Maschinenverordnung. Schwieriger ist es, Jahre später zu zeigen, welche Fassung zu welcher Maschine gehörte. Wer das heute ordnet, hat auch im Service etwas davon: Techniker finden schneller die richtige Anleitung, Änderungen lassen sich nachvollziehen, und das Wissen hängt nicht mehr an einer einzelnen Person.

Deshalb stelle ich lieber eine engere Frage als „Sind wir konform?“: Wenn morgen jemand fragt, welche Anleitung zu einer Maschine von vor drei Jahren gehörte, wie lange bräuchten Sie für die Antwort?

Häufige Fragen

Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Einschätzung zu den Dokumentationspflichten der Verordnung (EU) 2023/1230 wieder. Er beschreibt die Sicht des Autors auf die praktischen Folgen und ist keine Rechtsberatung. Für Ihre Produkte holen Sie bitte eine eigene rechtliche und sicherheitstechnische Beratung ein. Rechtsgrundlagen: Verordnung (EU) 2023/1230, insbesondere Artikel 10 Absätze 3, 7 und 10, Artikel 11, 52 und 54; Richtlinie (EU) 2024/2853, Artikel 9, 10 und 17.

Das hat sich jetzt geändert. Die Dokumentationsplattform Promptless hat DoGBench (Documentation Generation Benchmark) veröffentlicht, den ersten Benchmark, der prüft, ob KI-Agenten Anwenderdokumentation erstellen können, die eine erfahrene technische Redakteurin oder ein erfahrener technischer Redakteur in der Prüfung akzeptieren würde. Die kurze Antwort: noch nicht. (Quelle: Promptless, englisch)

So funktioniert der Benchmark

DoGBench umfasst 292 Aufgaben aus echten Open-Source-Projekten wie Helm, PostHog und Mautic. Bei 205 davon muss die Dokumentation geändert werden: neue Inhalte, Aktualisierungen oder das Entfernen veralteter Passagen. Bei den übrigen 87 ist die richtige Antwort, die Dokumentation unverändert zu lassen.

Jeder Agent erhält das Repository im Zustand vor der Änderung sowie einen Auslöser, etwa eine Codeänderung oder eine gemeldete Lücke in der Dokumentation. Er muss selbst entscheiden, ob Anwender betroffen sind und ob die Dokumentation überhaupt angepasst werden muss. Bewertet werden die Ergebnisse anhand detaillierter Kriterien, die gemeinsam mit den Verantwortlichen der Projekte entwickelt wurden: Richtigkeit, Vollständigkeit, Leserführung, Platzierung, Stil und die Konventionen des Projekts. Wer einen kritischen Fehler macht, kann für diese Aufgabe höchstens 60 von 100 Punkten erreichen, egal wie gut der Rest ist.

Die Ergebnisse: gut formuliert, aber nicht verlässlich

Getestet wurden sieben Kombinationen aus KI-Modell und Agenten-Software. Die beste erreichte 47,3 von 100 Punkten. Noch aufschlussreicher sind die Details:

• Wann ändern? Eine schwierige Frage. Manche Agenten dokumentierten interne Änderungen, die für Anwender keine Rolle spielen. Andere übersahen notwendige Aktualisierungen, weil es zum Thema noch keine Seite gab. Bei Aufgaben, die keine Änderung erforderten, lagen die Agenten nur in 28,6 % bis 85,7 % der Fälle richtig.
• Leser bleiben stecken. In einer Prüfung von 1.267 Einreichungen hatten 45,5 % eine Lücke, die Leser daran hindert, ihre Aufgabe abzuschließen, etwa eine fehlende Voraussetzung, ein fehlender Schritt oder eine fehlende Kontrolle.
• Fehler sind schwer zu erkennen. 36,6 % enthielten technische Ungenauigkeiten. Diese sind oft subtil: ein falsch angegebener Standardwert oder ein Verhalten, das nur unter bestimmten Bedingungen gilt, aber als allgemeingültig dargestellt wird. Wer nur überfliegt, übersieht sie leicht.
• Wenig ist fehlerfrei nutzbar. Im besten Fall waren 39 % der gelieferten Texte frei von kritischen Fehlern.

Laut den Forschenden beginnen die Probleme schon vor dem Schreiben, nämlich bei der Recherche. Die Agenten hörten oft bei der ersten passenden Seite auf, füllten Lücken mit Annahmen oder beschrieben eine Schnittstelle, ohne zu prüfen, wie Leser sie tatsächlich nutzen.

Was das für Ihre technische Dokumentation bedeutet

Die Studie bestätigt, was wir bei Lexsys täglich erleben: Gute Dokumentation entsteht nicht durch gut formulierte Sätze. Sie entsteht durch das Verständnis dafür, wer die Leser sind, was sie erreichen wollen und welche Informationen sie dafür brauchen. Dieses Wissen steckt oft nicht im Code selbst.

KI-Agenten können ein nützliches Hilfsmittel sein, zum Beispiel für erste Entwürfe oder um die von einer Änderung betroffenen Seiten zu finden. Ihre Ergebnisse brauchen aber die Prüfung durch Fachleute. Die Autoren der Studie empfehlen, jeden KI-Entwurf aus Sicht der Leser zu prüfen:

• Finden Leser die Information, können sie die Schritte ausführen und das Ergebnis überprüfen?
• Stimmt jede technische Aussage, und unter welchen Bedingungen gilt sie?
• Widersprechen verwandte Seiten dem neuen Inhalt, oder sind sie jetzt veraltet?

Das gilt umso mehr für mehrsprachige Dokumentation. Jeder Fehler im Ausgangstext vervielfacht sich mit jeder Übersetzung.

Unser Fazit

DoGBench liefert Dokumentationsverantwortlichen belastbare Argumente für das Gespräch mit der Geschäftsführung: KI kann die Dokumentation beschleunigen, professionelle technische Redakteure aber noch nicht ersetzen. Die besten Ergebnisse entstehen aus der Kombination: KI als Werkzeug und Fachleute, die dafür sorgen, dass die Dokumentation Lesern wirklich hilft.

Sie möchten KI in Ihrem Dokumentationsprozess einsetzen, ohne Qualität einzubüßen? Erfahren Sie, wie wir Sie bei Ihrer technischen Dokumentation unterstützen.

In diesem Artikel besprechen wir: 

• was linguistische Softwaretests genau sind, 
• warum sie für Softwarehersteller unverzichtbar sind, 
• wie sie durchgeführt werden und 
• wann der ideale Zeitpunkt dafür ist.

Was sind linguistische Softwaretests? 

Bei linguistischen Softwaretests wird die Benutzeroberfläche einer Software – wie Menüpunkte, Funktionsnamen, Hinweisfelder, Fehlermeldungen – von Sprachprofis gründlich hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik, Stil und kulturellen Merkmalen geprüft. 

Dabei steht nicht die Funktionalität der Software im Mittelpunkt. Vielmehr geht es um die Bedürfnisse und das Erlebnis der potenziellen Anwender. 

Sind beispielsweise die Fehlermeldungen verständlich und erlauben Rückschlüsse auf die Problembehebung? Sind eventuell Satzfragmente vorhanden? Würden auch Laien verstehen, wie sie die Software richtig nutzen? 

Welche GUI-Elemente werden bei einem linguistischen Softwaretest genau geprüft? 

Bei einem linguistischen Softwaretest werden im Allgemeinen folgende Elemente geprüft: 

• Pop-up-Texte 
• In-App-Hilfen  
• Zeichenfolgen (Feldbezeichnungen) 
• Barrierefreiheit (für sehbehinderte Nutzer, die einen Screenreader benötigen) 
• Darstellung und Nutzung auf Mobilgeräten 

Darum sollten Sie Ihre Software von Profis sprachlich testen lassen 

Softwareentwickler sind wahre Meister, wenn es um IT-Anwendungen geht. Ihre Nutzer dagegen sind meist informationstechnische Laien. Es kann daher eine Herausforderung sein, sie verständlich durch die Anwendung der Software zu führen. Unternehmen sind daher gut beraten, auf die Unterstützung von Sprachprofis zurückzugreifen – und das vor allem aus zwei Gründen: 

1. Softwareentwickler sind keine Muttersprachler 

Zum einen beschäftigen deutsche Unternehmen häufig qualifizierte Softwareentwickler aus dem Ausland, zum anderen entscheiden sie sich oft direkt für die Entwicklung der Software auf Englisch. 

In beiden Fällen kann es vorkommen, dass die IT-Profis die Zielsprache womöglich nicht einwandfrei beherrschen und sich somit unwissentlich sprachliche Fehler in die grafische Benutzeroberfläche einschleichen. 

Ein gängiges Beispiel sind sogenannte False Friends, also Wörter, die auf Englisch und Deutsch ähnlich klingen, aber eine unterschiedliche Bedeutung haben. 

So bedeutet das englische Wort actualize im Deutschen nicht aktualisieren, sondern verwirklichen. Die deutsche Softwareaufforderung „Jetzt Software aktualisieren“ wäre im Englischen mit „Actualize Software“ falsch ausgedrückt. Richtig wäre „Update Software“. 

2. Softwareentwickler denken nicht aus Nutzersicht 

Softwareentwickler denken oft in ihrer eigenen technischen Sprache und aus Softwaresicht. Das Ergebnis können Fehlermeldungen oder Hinweise sein, die für den Ingenieur klar und deutlich, für den normalen Anwender hingegen unverständlich sind. 

Ein Beispiel für eine unverständliche Software-Fehlermeldung:

Die deutsche Übersetzung dieser Fehlermeldung lautet: Das Passwort kann nicht aktualisiert werden. Der angegebene Wert für das neue Passwort entspricht nicht den Anforderungen an die Länge, Komplexität oder die Historie der Domäne. 

Ein Nutzer, der diese Fehlermeldung erhält, bleibt verwirrt zurück und wird mit der Software höchstwahrscheinlich unzufrieden sein, weil er nicht weiß, was er falsch gemacht hat und wie er das Problem beheben soll. 

Trifft eines dieser zwei Szenarien auch auf Ihr Unternehmen zu? Dann sollten Sie unbedingt eine linguistische Softwareprüfung durch Profis, wie einem professionellen Sprachdienstleister, in Betracht ziehen, um … 

• das Nutzererlebnis zu verbessern, 
• ihren Markenruf zu stärken, 
• die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und 
• potenzielle Probleme mit der Softwarelokalisierung schon vorab aus dem Weg zu räumen. 

Wie funktioniert eine linguistische Softwareprüfung? 

Für die Durchführung einer linguistischen Softwareprüfung gibt es mehrere gängige Methoden. Wir stellen drei davon mit ihren Vor- und Nachteilen kurz vor: 

• Geben Sie Ihrem Sprachdienstleister direkten Zugang zur Software: Auf diese Weise können die Sprachprofis Fehlermeldungen replizieren und kleinere Änderungen direkt in die Software einpflegen – ohne viel Aufwand Ihrerseits. Außerdem wird der Kontext jedes Softwareelements ersichtlich. Der Nachteil: Der Testanwender wird wahrscheinlich nicht alle Fehler auslösen können. 
• Senden Sie Screenshots der Software: Lassen Sie die grafische Benutzeroberfläche mit allen oder ausgewählten Meldungen anhand von Screenshots prüfen. Der Vorteil hierbei ist, dass der Sprachdienstleister die einzelnen Meldungen nicht selbst auslösen muss. Der Nachteil: Der Kontext der Meldungen ist nicht immer ersichtlich. Außerdem ist die Anfertigung von Screenshots und das Einpflegen der Kommentare in die Software für Sie zeitaufwendig. 
• Stellen Sie eine Liste mit Softwareelementen und Fehlermeldungen bereit: Solch eine Liste lässt sich schnell für den Sprachdienstleister anfertigen. Der Nachteil: Wie bei den Screenshots fehlt auch hier oft der Kontext der einzelnen Meldungen. 

Wir bei Lexsys legen unseren Kunden die erste Methode ans Herz – nämlich den direkten Zugang zur Software. Wir glauben, dass dies der effizienteste Weg ist, um Ihre Software und die Benutzeroberfläche sprachlich unter die Lupe zu nehmen. 

Der ideale Zeitpunkt für eine linguistische Softwareprüfung 

Manche Unternehmen denken erst an eine linguistische Softwareprüfung, wenn sie internationale Märkte erobern wollen. Wir empfehlen ihnen, nicht so lange zu warten. 
Schließlich freuen sich auch Ihre Erstanwender über eine verständliche und eindeutige Nutzerführung. Und sollten Sie eines Tages ins Ausland expandieren, haben Sie bereits die Grundlage für eine erfolgreiche Internationalisierung gelegt. 
 
Oft wird der linguistische Softwaretest nämlich erst nach der Übersetzung in eine andere Sprache gemacht. Das ist nach unserer Erfahrung zu spät. 
 
Warum? Weil Sie dann Gefahr laufen, dass unverständliche Fehlermeldungen oder In-App-Anleitungen nicht nur in einer, sondern in vielen weiteren Sprachen nachträglich korrigiert werden müssen. Das ist aufwendig und teuer. 
 
Lassen Sie Ihre Software daher schon vor der Internationalisierung in andere Märkte sprachlich prüfen, um solche Probleme von vornherein auszuschließen.

Linguistische Softwaretests an einen externen Dienstleister auslagern 

Unternehmen, denen die interne Expertise für linguistische Softwaretests fehlt, sollten diese wichtige Aufgabe an einen erfahrenen Dienstleister auslagern. So vermeiden Sie Probleme bei der späteren Übersetzung in andere Sprachen und sorgen Sie mit Ihrer Software für ein ausgezeichnetes Benutzererlebnis. 

Als Komplettanbieter gehören linguistische Sprachprüfungen bei Lexsys zum Alltagsgeschäft. 

Unser internationales Team aus Englisch- und Deutschmuttersprachlern prüft Ihre Software bereits während der Erstellung Ihrer technischen Dokumentation auf etwaige sprachliche Probleme und berät Sie diesbezüglich. 

Wir können außerdem die Übersetzung Ihrer Dokumentation und Software in andere Sprachen übernehmen. Des Weiteren sind wir ein zertifizierter SAP-Partner. 

Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie Lexsys Sie bei linguistischen Softwaretests unterstützen kann? Kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch. 

Wir sprechen hier ganz explizit von Investition. Denn der Wert einer technischen Dokumentation geht weit über die Erklärung der Funktionsweise eines Produktes hinaus. Ihre technische Dokumentation … 

• beeinflusst ganz maßgeblich das Nutzererlebnis, 
• trägt zum Image Ihrer Marke bei und 
• ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens in internationalen Märkten. 

Eine minderwertige und fehlerhafte technische Dokumentation mit schlechter Übersetzung kann Ihren Ruf schädigen und hohe Kosten durch mehr Serviceanfragen, Produktrücksendungen und im Extremfall sogar Schadensersatzforderungen verursachen. 

In diesem Artikel sprechen wir darüber, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen, welche Abrechnungsmethoden für technische Dokumentationen gängig sind und welche Faktoren den Preis für die Erstellung einer technischen Dokumentation (TD) beeinflussen. 

So wird in der technischen Dokumentation abgerechnet 

Natürlich gleicht kein Projekt dem anderen. Seriöse Dienstleister rechnen aber meist nach diesen zwei Systemen ab: 

• Abrechnung nach Seitenpreis 
• Abrechnung nach Stundensatz 

Wir stellen beide Methoden nachfolgend kurz vor und erklären, welches System wir bei Lexsys bevorzugen. 

Technische Dokumentation: Abrechnung nach Seitenpreis 

Bei der Abrechnung nach Seitenpreis wird eine grobe Pauschale für die Erstellung einer einzelnen Seite der Dokumentation festgelegt. Dieser Wert basiert auf den Erfahrungen des jeweiligen Anbieters und hängt davon ab, ob eine Seite komplett neu recherchiert oder ein vorhandenes Dokument, beispielsweise das Handbuch eines Vorgängermodells, nur aktualisiert werden muss. 

Die Nachteile dieses Systems? Wenn der Anbieter zu wenig Zeit für eine Seite veranschlagt hat, können sich aufgrund von Zeit- und Kostendruck Fehler oder Unklarheiten in Ihre TD einschleichen, was später zu mehr Anfragen an Ihren Kundensupport führen wird. 

Unseriöse Anbieter könnten bei dieser Abrechnungsart auch versuchen, die Inhalte unnötig über mehrere Seiten auszubreiten. 

Technische Dokumentation: Abrechnung nach Stundensatz 

Wir bei Lexsys halten die Kalkulation auf Basis des Seitenpreises für intransparent und nicht mehr zeitgemäß. Deshalb bieten wir unseren Kunden eine Abrechnung nach Stundensatz an. 

Durch den Einsatz moderner Redaktionssysteme wie CCMS (Component Content Management System) sprechen wir nicht länger von einzelnen Seiten. 

Stattdessen erstellen wir eine technische Dokumentation auf Basis kleiner Bausteine, die von der Software in verschiedenen Formaten, wie einer gedruckten Bedienungsanleitung oder einer Online-Hilfeseite, ausgegeben werden kann. 

Das spart Zeit und verringert die Kosten einer technischen Dokumentation. 

Welche Faktoren bestimmen den Preis einer technischen Dokumentation? 

Die Kosten einer technischen Dokumentation hängen stark vom Produkt und den damit einhergehenden rechtlichen Anforderungen ab. Für ein einfaches Haushaltsgerät wie einer Mikrowelle gelten andere Anforderungen als für eine CNC-Maschine. 

Auch diese Fragen bestimmen daher die Kosten einer technischen Dokumentation:  

• Wie komplex ist die TD und wie viele Dokumente sind erforderlich? 
• Welche Marktanforderungen hat der Produkttyp? 

• Für welchen Zielmarkt soll die TD erstellt werden? 
• Gibt es bereits eine ähnliche Dokumentation? 
• Sind viele Abbildungen erforderlich? 
• Sind weitere Dienstleistungen wie linguistische Softwaretests oder eine Lokalisierung in andere Sprachen erforderlich? 

Bei Lexsys erhalten Sie daher stets ein individuelles Angebot, das für Ihre Bedürfnisse maßgeschneidert ist. Dabei berücksichtigen wir sechs Faktoren. 

1. ZielgruppeDie Zielgruppe Ihrer technischen Dokumentation ist ein entscheidender Kostenfaktor: denn je komplexer das Fachgebiet, desto höher ist der Wert der technischen Dokumentation – und desto höher sind die Anforderungen an den technischen Redakteur. Die wichtigen Fragen, die uns bei einer Angebotsstellung leiten, sind daher: Richtet sich Ihre TD an den Endnutzer, einen Software Developer oder an einen Ingenieur? Sind tiefgründige Recherchen erforderlich? Wie sehen die rechtlichen Anforderungen an das Produkt aus? 
2. Arbeitsergebnisse Auch das benötigte Endergebnis beeinflusst den Preis. Übernehmen Sie selbst die Bearbeitung, das Layout und die Produktion oder möchten Sie diese Schritte an einen Dienstleister wie uns auslagern? In welchem Format soll die technische Dokumentation geliefert werden? Benötigen Sie ein druckfertiges PDF oder Dateien im HTML- oder ePUB-Format? Verwenden Sie ein modernes Redaktionssystem? 
3. Ausgangsmaterialien Je mehr Informationen Sie uns vorab zur Verfügung stellen können, desto effizienter können wir Ihre technische Dokumentation erstellen. Dazu gehören unter anderem:
   • eine Liste mit Produktfunktionen 
   • Funktionsspezifikationen 
   • Zugang zu einer Testversion Ihrer Software 
   • Zugang zu technischen Experten in Ihrem Unternehmen 
   • Informationen zu Ihrer Marke (wie Logos und andere Designelemente). 
4. Lieferfrist Ein enger Zeitplan oder eine verspätete Bereitstellung der oben genannten Ausgangsmaterialien können die Kosten Ihres Projekts in die Höhe treiben und gleichzeitig die Qualität der Arbeit beeinträchtigen. Wir empfehlen unseren Kunden daher, ausreichend Zeit für die Erstellung ihrer technischen Dokumentation einzukalkulieren. Das gilt insbesondere, wenn zusätzliche Dienstleistungen wie eine Übersetzung in andere Sprachen erforderlich sind. 
5. Faktenprüfung Die Richtigkeit der Fakten ist eine Grundvoraussetzung der technischen Dokumentation. Fehler in einer Bedienungsanleitung können Hersteller teuer zu stehen kommen, denn sie sind haftbar für falsche Anwendungen, die sich daraus ergeben. Aus diesem Grund sind Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse fester Bestandteil unseres Qualitätsprozesses. Doch je mehr Feedback und Korrekturschleifen für Ihr Projekt erforderlich sind, desto kostspieliger wird die Erstellung. Sorgen Sie deshalb dafür, dass die Unterlagen, die Sie uns zur Verfügung stellen, bereits geprüft und faktisch korrekt sind. 
6. Übersetzung Wenn Sie Ihr Produkt auch außerhalb Ihres Heimatmarkts verkaufen möchten, sind Sie zur Übersetzung der technischen Dokumentation in die entsprechenden Sprachen der Zielmärkte gesetzlich verpflichtet. Als Full-Service-Provider übernehmen wir diese Leistung gern für Sie. Die zusätzlichen Kosten, die dafür anfallen, berechnen sich aus: In der Übersetzungsbranche wird normalerweise pro Wort des Ausgangstextes abgerechnet. Der genaue Wortpreis hängt davon ab, wie komplex der Text ist und in welche Sprache übersetzt wird. Die Übersetzung der Bedienungsanleitung eines gängigen Haushaltgeräts von Deutsch nach Englisch ist beispielsweise günstiger als die Übersetzung der Installationsanleitung einer komplexen Fertigungsmaschine für die Automobilbranche von Deutsch nach Japanisch. Als Dienstleister für technische Übersetzungen arbeiten wir hauptsächlich mit erfahrenen Fachübersetzern zusammen und der Pool an qualifizierten Übersetzern kann je nach Sprachkombination und Thema der TD begrenzt sein.
   • der Anzahl der benötigten Sprachen, 
   • der Wortzahl des Ausgangstextes und 
   • dem gewünschten Liefertermin der Übersetzung. 

Was können Sie bei Lexsys erwarten? 

Die Frage nach den exakten Kosten einer technischen Dokumentation lässt sich daher erst beantworten, wenn all die oben genannten Faktoren geklärt sind. 

Eine Investition in Ihre technische Dokumentation ist jedoch viel mehr als nur ein Kostenfaktor. Sie bezahlen nicht für eine Bedienungsanleitung, sondern Sie investieren in den Ruf Ihres Unternehmens und das Erlebnis Ihrer Kunden. 

Das Ergebnis? Weniger Supportanfragen und zufriedenere Kunden – und damit einhergehend auch geringere Kosten und höhere Gewinne. 

Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters daher auf mehr als nur den Preis: Schauen Sie sich das Gesamtpaket an. 

Wir bei Lexsys setzen auf moderne Redaktionssysteme auf Basis des DITA-Standards. Der Vorteil? Wir können Ihre Quelldaten in unterschiedlichen Dateiformaten ausgeben. Sie sparen so schlussendlich Kosten. 

Als Komplettanbieter können wir neben der Erstellung Ihrer technischen Dokumentation auch linguistische Softwaretests und die Lokalisierung Ihrer Dokumentation in andere Sprachen übernehmen. Wir sind außerdem ein zertifizierter SAP-Partner. 

Unser internationales Team aus Englisch- und Deutschmuttersprachlern steht Ihnen dabei gern zur Seite. 

Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie Lexsys Sie bei der Investition in Ihre technische Dokumentation unterstützen kann? Kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch. 

Und Sie haben Recht: Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word sind leistungsstarke Tools für eine Vielzahl von Aufgaben – die Erstellung und Verwaltung Ihrer technischen Dokumentation gehört leider nicht dazu. 

In diesem Artikel besprechen wir fünf Gründe, warum Sie Ihre Technische Dokumentation nicht in Word verwalten sollten und stellen Ihnen bessere Alternativen vor, mit denen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Nerven sparen. 

Die 5 größten Nachteile von MS Word für die Technische Dokumentation (TD) 

1. Mühsame Versionsverwaltung 

Die akkurate Versionsverwaltung, auch als Versioning bezeichnet, ist eine der Hauptanforderungen an die Technische Dokumentation. Hersteller von Produkten und Software sind dazu gesetzlich verpflichtet. Jede Produktänderung muss aufgezeichnet und nachvollziehbar bleiben. 

Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word erfüllen diese Anforderungen nur unzureichend. In der Cloud-Version von MS Word lässt sich eine Versionsverwaltung theoretisch einrichten, aber die praktische Umsetzung scheitert häufig. Prozesse und Standards für die Dateispeicherung müssen definiert und implementiert werden. 

Doch je komplizierter ein System, desto höher seine Fehleranfälligkeit. Können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten die nötige Disziplin aufbringen, um die festgelegten Verfahren an die Dateispeicherung einzuhalten? Wenn das nicht gewährleistet ist, eignet sich eine Software, die speziell für dieses Anwendungsszenario konzipiert wurde, wesentlich besser. So lassen sich Fehler und deren Konsequenzen von vornherein vermeiden. 

2. Uneingeschränkter Dateizugriff 

Wissen Sie eigentlich, wer Zugriff auf Ihre technische Dokumentation hat? Jeder im Unternehmen? Nur eine bestimmte Gruppe? Auch der Praktikant? Dürfen all diese Nutzer auch Änderungen vornehmen oder die Datei sogar löschen? 

Selbst wenn Ihre technische Dokumentation in der Cloud gespeichert wird, besteht oft die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter die Datei herunterlädt, bearbeitet und wieder hochlädt. Auch in diesem Fall wird es Probleme mit der Änderungsnachverfolgung und Versionsverwaltung geben. 

3. Risiko des Datenverlusts 

Ein uneingeschränkter Dateizugriff oder eine mangelnde Verwaltung der Nutzerrechte, wie oben angesprochen, erhöht auch das Risiko eines Datenverlusts. Eine Datei oder ein Ordner lässt sich schnell löschen oder aus Versehen in einen anderen Ordner – auf Nimmerwiedersehen – verschieben. 

4. Inkonsistenzen bei Form und Layout 

Eine der nützlichsten und beliebtesten Funktionen in Textverarbeitungsprogrammen sind die zahllosen Formatierungsmöglichkeiten. Benutzer können die Textgröße, die Schriftart, den Zeilenabstand und vieles mehr nach Belieben anpassen. 

Persönliche Präferenzen der Benutzer sollten bei der Erstellung und Verwaltung Ihrer technischen Dokumentation jedoch weitestgehend ausgeschlossen werden. 

Warum? Die Maschinenrichtlinie (2006/42/EG) schreibt beispielsweise vor, dass Signalwörter, die auf Sicherheitsrisiken in einer Bedienungsanleitung verweisen – wie GEFAHR, WARNUNG oder VORSICHT – generell in Großbuchstaben und ohne Ausrufezeichen zu setzen sind. 

Ihr Technischer Redakteur ist mit diesen Normen und Richtlinien vertraut, ein anderer Nutzer, der diese Formatierung womöglich nach seinen Präferenzen anpasst, vielleicht nicht. Abhilfe schafft hier ein Tool, das genau für diesen Zweck entworfen worden ist und den Autoren die richtige Formatierung, wie für die oben genannten Signalwörter, automatisch vorschlägt.   

Ihre technische Dokumentation reflektiert außerdem das Branding Ihres Unternehmens. Sie sollten daher ausschließen, dass Teammitglieder den Look Ihrer Dokumente verwässern können. 

5. Layout- und Formatierungsprobleme nach einer Übersetzung 

Hersteller, die ihre Produkte auch im Ausland vertreiben wollen, müssen Ihre Technische Dokumentation in die Zielsprache der entsprechenden Länder übersetzen. 

Übersetzungen einer Word-Datei werden schnell zum Alptraum des DTP-Teams, das die Druckvorlage erstellt. Insbesondere, wenn die Ausgangsdatei schlecht formatiert und Absätze beispielsweise mit Tabs oder Leerzeichen eingerückt worden sind. 

Ihre Texte sind in verschiedenen Sprachen unterschiedlich lang: Im Englischen etwa voraussichtlich kürzer als im Deutschen, im Spanischen dagegen länger. Eine Übersetzung wird in diesem Fall das gesamte Layout verschieben und Ihre DTP-Mitarbeiter werden sehr viel Zeit für die manuelle Formatierung jedes einzelnen Dokuments aufbringen müssen. 

Zum Glück gibt es inzwischen hervorragende Alternativen für die Erstellung und Verwaltung Ihrer Technischen Dokumentation, die wir Ihnen nachfolgend vorstellen. 

Die Vorteile von Content-Management-Systemen (CMS) 

Ein Content-Management-System (CMS) für die Technische Dokumentation, auch Redaktionssystem genannt – nicht zu verwechseln mit CMS für Webseiten –, ist eine datenbankgestützte Software, in der Inhalte gemeinschaftlich erstellt, bearbeitet und verwaltet werden. Inhaltsmodule werden einmalig erstellt und lassen sich anschließend beliebig wiederverwenden. 

Ein CMS ist einem Textverarbeitungsprogramm weit überlegen und bietet Herstellern und Technischen Redakteuren enorm viele Vorteile: 

• Eine Single-Source-of-Truth: Dank der zentralen Speicherung der Daten greifen alle autorisierten Nutzer auf den gleichen, stets aktuellen Datensatz zu. Redundante und doppelte Datensätze und Dateien lassen sich damit vermeiden.  
• Versioning: Jegliche Datenänderung wird in der Historie des CMS gespeichert und lässt sich bei Bedarf sogar rückgängig machen. 
• Unterschiedliche Zugriffsrechte: In einem CMS können Nutzern verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen, wie Administrator, Editor, Leser, zugewiesen werden. Auf diese Weise wird die Sicherheit der Dateien erhöht. 
• Weniger Fehlerquellen: Da einmal erstellte und geprüfte Inhalte wiederverwendet werden, wird das Fehlerrisiko verringert. 
• Zusammenstellung von Dokumenten anhand einzelner Module: Da sich Module wie Puzzlestücke verwenden lassen, wird die Erstellung ähnlicher Dokumente etwa bei Produktupdates zum Kinderspiel. 
• Publizierung in unterschiedlichen Zielformaten: Die Inhalte in einem Redaktionssystems lassen sich als PDF, als Online-Hilfe oder sogar als Chatbot publizieren. 

Die Nutzung eines CMS ist eine tolle Sache. Aber mit zunehmender Anzahl an Inhalten, technischen Abbildungen und Sprachen kommen diese Lösungen an ihre Grenze. Die Lösung? Component-Content-Management-Systeme (CCMS). 

Component-Content-Management-Systeme (CCMS)  

Was sind Component-Content-Management-Systeme (CCMS) 

Ein Component-Content-Management-System (CCMS) ist ein Content-Management-System, das Inhalte auf Komponentenebene anstatt auf Dokumentenebene verwaltet. Komponenten sind kleine Informationsbausteine, wie eine einzelne Abbildung, eine Tabelle oder eine Produktbeschreibung, die sich beliebig kombinieren und wiederverwenden lassen. 

Die Vorteile eines Component-Content-Management-Systems 

Lassen Sie uns die Vorteile eines CCMS anhand eines praktischen Beispiels erläutern. Angenommen Sie sind deutscher Hersteller einer Kaffeemaschine und bieten zwei beinahe identische Modelle an – eines mit und eines ohne Milchaufschäumer –, die Sie in zehn europäischen Ländern verkaufen wollen. 

In einem CCMS müssen alle Inhaltsbausteine nur einmal erstellt werden. Das heißt, Sie als Hersteller schreiben eine allgemeine Bedienungsanleitung für beide Modelle. Nur die Stellen, an denen sich die Modelle unterscheiden, müssen separat angelegt werden, wie die Produktabbildungen, die Lieferinhalte und die Hinweise zur Verwendung und Wartung des Milchaufschäumers. 

Auf diese Weise lassen sich beide Bedienungsanleitungen ohne viel Aufwand in zehn Sprachen übersetzen. Alle notwendigen Inhaltsbausteine können mühelos in ein übersetzerfreundliches Dateiformat exportiert werden. Nach der Übersetzung werden diese Daten im CCMS hinterlegt und sind sofort verfügbar. 

Mit einem Klick lassen sich aus diesen Inhaltsbausteinen 20 komplette Bedienungsanleitungen in zehn Sprachen generieren – mit minimalem Aufwand für den technischen Redakteur – und mit geringeren Betriebskosten für das Unternehmen. 

Hersteller, die mit einem CCMS arbeiten, entlasten den technischen Redakteur, das DTP-Team und den Übersetzungskoordinator und profitieren von: 

• geringeren Produktionskosten, 
• niedrigeren Übersetzungskosten, 
• schnelleren Abläufen und 
• agilem Arbeiten. 

Neben diesem sogenannten Variantenmanagement bietet ein solches Redaktionssystem noch viele weitere Vorteile: 

• Wiederverwendbarkeit von Informationen 
• Leichte Auffindbarkeit von Inhalten 
• Versionierung 

• Standardisiertes Layout 
• Trennung von Inhalt und Layout 
• Sprachenmanagement 
• Bessere Zugänglichkeit für Personen mit eingeschränkter Sehfähigkeit 
• Direktes Feedback bei einer HTML-Ausgabe 

• Qualitätssicherung 
• Automatisierung 
• Möglicher Einsatz von Künstlicher Intelligenz wie Chatbots. 

Lexsys: Ihr zuverlässiger Partner für technische Dokumentation  

Für Einsteiger in die Technische Dokumentation mag ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word die erste Wahl sein. Jeder kennt sich damit aus und Dokumente lassen sich rasch erstellen. 

Doch je komplexer Ihre Anforderungen werden, desto schlechter schneidet solch eine Software ab. Die mangelnde Versionsverwaltung und der uneingeschränkte Dateizugriff erhöhen das Risiko von Datenverlust, Inkonsistenzen bei Form und Layout sowie Formatierungsprobleme nach einer Übersetzung. 

Eigenständige Lösungen wie Adobe FrameMaker bieten einige der Vorteile eines CCMS. Doch Redaktionssysteme wie ein Component-Content-Management-System (CCMS) sind definitiv die bessere Alternative und bieten Herstellern unschlagbare Vorteile. 

Wir bei Lexsys unterstützen Hersteller gern bei der Erstellung, Verwaltung und Übersetzung ihrer Technischen Dokumentation in einem CMS oder CCMS. Unsere Projektmanager sind mit Redaktionssystemen bestens vertraut und können Sie diesbezüglich auch gern beraten. 

Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie Lexsys Sie bei Ihren technischen Dokumentationen unterstützen kann? Kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch.

• Was genau ist Technische Dokumentation eigentlich?
• Warum unterscheidet man zwischen interner und externer Dokumentation?
• Warum muss ich an verschiedene Zielgruppen denken?
• Was für rechtliche Anforderungen und Normen sind zu beachten?
• Was macht eigentlich ein technischer Redakteur?
• Welche Tools benötige ich?
• Und wie kann ich meine Technische Dokumentation übersetzen lassen?

Fragen über Fragen, die wir in diesem Artikel leicht verständlich für Sie beantworten. Mit diesem Grundwissen sind Sie für die nächsten Schritte gewappnet. Und wenn Sie Unterstützung brauchen, steht Ihnen Lexsys als erfahrener Dienstleister für technische Dokumentation zur Seite.

Was ist technische Dokumentation?

Technische Dokumentation (TD), auch Produktdokumentation genannt, bezeichnet alle Unterlagen zu technischen Geräten und Softwareprodukten. Diese Unterlagen, egal ob in Papierform oder im Onlineformat, beschreiben deren sichere Nutzung, Wartung oder Reparatur.

Technische Dokumentation ist immer zweckorientiert: Sie soll die jeweilige Zielgruppe, beispielsweise Bediener, Techniker oder Vertriebsingenieure, zum Handeln befähigen. Außerdem sichert sich der Hersteller haftungsrechtlich ab – und erfüllt mit der Produktdokumentation gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen und Nachweispflichten.

Im Allgemeinen unterscheidet man zwischen interner und externer Technischer Dokumentation:

• Die interne Technische Dokumentation dient zur Archivierung aller produktrelevanten Unterlagen und verbleibt meist beim Hersteller, der sie bewahrt und aktualisiert. Dazu gehören u. a. Pflichtenhefte, Versuchsberichte, Risikobeurteilungen und technische Zeichnungen.
• Mit der externen Technischen Dokumentation werden Betreiber und Benutzer des Produkts informiert und angeleitet, beispielsweise über Montage-, Installations-, Benutzer- und Wartungsanleitungen.

An welche Zielgruppe richtet sich die technische Dokumentation? 

„Wer ist meine Zielgruppe?“ lautet die wichtigste Frage, die Hersteller vor der Erstellung der Technischen Dokumentation beantworten müssen. Idealerweise sollte für jede Zielgruppe ein eigenes Dokument erstellt werden, statt einer 400-seitigen Megaanleitung für alle.

Überlegen Sie vorab, welche Handlungen über den gesamten Lebenszyklus des Geräts erforderlich sind und wer dafür zuständig ist. Tragen Sie alle Informationen in einer kurzen Übersicht zusammen. Listen Sie dabei für jede notwendige Handlung die zuständige Person auf. Wie das aussieht, haben wir hier am Beispiel einer CNC-Drehmaschine beschrieben:

• Planung: Herstellernahe Personen
• Transport: Transporteur
• Installation: Herstellernahe Personen
• Programmierung: CNC-Zerspaner, Programmierer
• Benutzung: CNC-Zerspaner
• Instandhaltung: CNC-Zerspaner
• Reparatur: CNC-Zerspaner, Servicetechniker
• Demontage…

In diesem Fall, den Dietrich Juhl in seinem Buch „Technische Dokumentation“^*1 beschreibt, benötigt der CNC-Zerspaner keine Informationen zum Transport und zur Installation der Maschine. Was für ihn jedoch relevant ist, sind Anweisungen zur Programmierung, Benutzung und Instandhaltung.

Demnach ergeben sich laut Juhl für die CNC-Maschine acht Anleitungen für die unterschiedlichen Zielgruppen ergeben:

• Planungsunterlage
• Transportanleitung
• Installations- und Inbetriebnahmeanleitung
• Betriebsanleitung
• Programmierhandbuch
• drei Serviceunterlagen (jeweils eine für Mechanik, Hydraulik und Elektrik)

Welche Normen und rechtliche Anforderungen müssen Sie beachten?

Die Sicherheit liegt dem Gesetzgeber am Herzen. Zum einen müssen Produkte sicher konstruiert sein und dürfen keine Gefahr für Personen darstellen. Wenn sich Risiken zum anderen nicht ausschließen lassen, müssen Hersteller Hinweise und Warnungen für eine sichere Nutzung geben.

Aus diesem Grund unterliegt die Technische Dokumentation einer großen Bandbreite an Normen und rechtlichen Anforderungen, die wir nachfolgend ausgewählt vorstellen:

• Die DIN EN 82079-1 ist eine Norm für die Erstellung von Gebrauchsanweisungen, die u. a. die Qualität der Kommunikation, die Risikominimierung sowie den Inhalt und die Gestaltung von Gebrauchsanweisungen beschreibt. Kostenlose Checklisten helfen bei der Einhaltung. Diese Norm gehört zur Grundausstattung jedes technischen Redakteurs.
• Die Maschinenrichtline 2006/42/EG verpflichtet Hersteller zur Bereitstellung einer Betriebsanleitung in Herstellersprache und ggf. als Übersetzung, die den Wissensstand und die Verständnisfähigkeit der Benutzer berücksichtigt. Ab dem 20. Januar 2027 löst die neue EU-Maschinenverordnung die Maschinenrichtlinie ab. Was das für die Betriebsanleitung bedeutet, lesen Sie in unserem Beitrag Maschinenverordnung 2027: Welche Betriebsanleitung gehörte zu welcher Maschine?
• Die VDI-Richtlinie 4500 regelt verschiedene Aspekte der Technischen Dokumentation, von den Begriffen über die Organisation und Verwaltung bis zur Planung, Gestaltung und Erstellung der Unterlagen.
• Die Norm DIN EN ISO 7010 regelt einen einheitlichen Standard für die Sicherheitskennzeichnung weg von Textschildern hin zu sprachunabhängigen und universell verständlichen Sicherheitskennzeichnungen.
• Die ANSI Z535 ist die US-amerikanische Norm für Sicherheitshinweise. Sie ist nicht für Produkte relevant, die in Europa auf den Markt gebracht werden, aber für Hersteller interessant, die ihre Geräte und Maschinen in die USA exportieren.
• Das Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) ist die Umsetzung der EU-Richtlinie 2001/95/EG und damit das wichtigste Regelwerk in Deutschland für die Bereitstellung von Produkten.

Daneben gelten weitere Richtlinien für verschiedene Produktgruppen, wie das Medizinproduktegesetz (MPG) oder die Niederspannungsrichtlinie (2006/95/EG). Zudem gelten für verschiedene Regionen, wie für die EU und die USA unterschiedliche Anforderungen.

Welche Rolle spielt der technische Redakteur?

Die Erstellung der Technischen Dokumentation gehört nicht zum Aufgabenbereich des Ingenieurs, wie manche vielleicht vermuten, sondern ist Sache des Technischen Redakteurs (TR). Er benötigt die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und Funktionen einfach und für die jeweilige Zielgruppe zu erklären und steht häufig im direkten Austausch mit dem Entwicklungsteam des Herstellers.

Technische Dokumentationen sind jedoch keine Marketingbroschüren oder Werbetexte – sondern unterschiedliche Disziplinen. Für die Erstellung von verkaufsfördernden Produkttexten, Hochglanzbroschüren und Flyern sind weitere Fertigkeiten gefragt.

Technische Redakteure, die auch im Copywriting versiert sind, können beide Aufgabenbereiche übernehmen. Wenn das nicht der Fall ist, sollten Technische Redakteure und Copywriter gemeinsam an einem Projekt arbeiten:

• Der Technische Redakteur stellt sicher, dass alle technischen Fakten korrekt sind und
• der Copywriter schreibt verkaufsstarke und attraktive Texte.  

Weitere Vorteile der Zusammenarbeit zwischen dem Technischen Redakteur und Textern finden Sie in unserem Artikel Der Technische Redakteur im Marketing-Mix.

Welche Software und Tools benötigen Sie für Ihre technische Dokumentation?

Die Verwaltung Ihrer Technischen Dokumentation kann eine Herausforderung sein. Hersteller müssen jede Funktionsänderung genau dokumentieren und sicherstellen, dass diese Änderungen in allen externen Unterlagen aktualisiert werden. Wir bei Lexsys raten daher von der Verwaltung Ihrer Technischen Dokumentation in Microsoft Word oder anderen Textverarbeitungsprogrammen ab.

Wie gut eignen sich Component-Content-Management-Systeme für die Technische Dokumentation?

In den vergangenen Jahren haben Content-Management-Systeme (CMS) an Popularität gewonnen, da sie das Erstellen, Pflegen und Veröffentlichen von TD erleichtern. Noch interessanter für Hersteller sind jedoch Component-Content-Management-Systeme (CCMS), die nicht ganze Dokumente, sondern Informationsbausteine abspeichern.

Das kann zum Beispiel eine Abbildung, eine Tabelle, eine Produktbeschreibung oder ein Prozess sein. Ein Informationsbaustein kann dabei so kurz sein wie ein einzelnes Wort oder so umfangreich wie ein ganzes Dokument.

Die Grundlage solcher Component-Content-Management-Systeme sind verschiedene Dokumentformate wie DITA, eine XML-basierte Architektur für die Erstellung, Verteilung und Wiederverwendung von technischen Informationen.

Wie übersetze ich eine technische Dokumentation?

Unternehmen, die ihre Produkte auch im Ausland vertreiben wollen, benötigen eine Übersetzung ihrer technischen Kommunikation für das jeweilige Zielland. Laut der tekom, der Gesellschaft für Technische Kommunikation, werden fast die Hälfte aller technischen Dokumentationen in mehr als zehn Sprachen übersetzt.

Da nur noch sehr wenige Hersteller firmeneigene Übersetzer und Lokalisierungsteams beschäftigen, beauftragen viele Unternehmen externe Übersetzungsagenturen. Das bringt für Hersteller viele Vorteile mit sich, denn Agenturen …

• übernehmen das gesamte Projektmanagement,
• arbeiten mit einem Pool an hoch qualifizierten Fachübersetzern zusammen,
• bieten dank ISO-Zertifizierung eine hervorragende Qualitätssicherung und
• bringen branchenspezifisches Know-how mit.

Eine professionelle Übersetzungsagentur kann Hersteller zu allen Fragen der Übersetzung von Technischer Dokumentation bis hin zu den Vor- und Nachteilen der maschinellen Übersetzung und dem Maschine Translation Post-Editing, der manuellen Prüfung maschinell übersetzter Texte durch Profis, beraten.

Da der Übersetzungsmarkt unreguliert und unübersichtlich ist, sollten Hersteller verschiedene Anbieter gründlich prüfen, bevor Sie sich für die Zusammenarbeit mit einem vertrauenswürdigen Übersetzungsdienstleister entscheiden.

Diese zeichnen sich beispielsweise durch folgende Qualitätskriterien aus …

• eine Zertifizierung nach ISO 9001,
• positives Kundenfeedback,
• transparente Prozesse und Preise und
• eine Zusammenarbeit mit muttersprachlichen und professionellen Übersetzern.

Wo finden Sie nützliche Ressourcen?

Möchten Sie noch mehr zum Thema Technische Dokumentation erfahren? Hier finden Sie weitere nützliche Informationen:

• VDI-Richtlinien: Hier können Sie Publikationen der verschiedenen Richtlinien erwerben.
• tekom: auf der Website des weltweit größten Fach- und Berufsverbands für Technische Informationen finden Sie Infos auf Deutsch zu Fachkongressen, Branchenevents, Weiterbildungsmöglichkeiten und vieles mehr.
• ¹„Technische Dokumentation: Praktische Anleitungen und Beispiele“ von Dietrich Juhl, Springer Vieweg, 2015. Dieser Ratgeber richtet sich vor allem an technische Redakteure und liefert viele nützliche Tipps zur Erstellung verschiedener Anleitungen.

Lexsys: Ihr zuverlässiger Partner für Technische Dokumentation 

Die Welt der Technischen Dokumentation kann für Hersteller von Geräten und Software überwältigend sein. Sie müssen …

• rechtliche Anforderungen und Normen einhalten,
• über ihre Zielgruppe nachdenken,
• einen technischen Redakteur mit der Erstellung der Inhalte beauftragen,
• den Content anschließend auch pflegen, verwalten und publizieren und
• eventuell sogar noch übersetzen.

Kein leichtes Unterfangen. Wir bei Lexsys begleiten Hersteller als Dienstleister für technische Dokumentation bereits seit vielen Jahren auf diesem Weg und beraten Sie gern in allen Angelegenheiten der Technischen Kommunikation – von den Kosten über die Software bis zur Erstellung und Übersetzung Ihrer Dokumentation.

Benötigen Sie Unterstützung bei Ihrer technischen Dokumentation? Kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch.

In diesem Artikel besprechen wir: 

• was Chatbots sind und wie sie funktionieren 
• welche Vorteile sie bieten  
• was einen guten Chatbot ausmacht und 
• welche technischen und linguistischen Herausforderungen sie bieten. 

Was ist ein Chatbot? 

Der Begriff Chatbot bezeichnet einen Roboter, mit dem Menschen chatten können und der ihre Fragen beantwortet, die sie entweder eingetippt oder gesprochen haben. Bei ganz modernen Chatbots kommt dafür künstliche Intelligenz zum Einsatz. 

Chatbots sind aus unserem Alltag inzwischen nicht mehr wegzudenken. Sie sind oft als Chatfenster in Websites eingebettet und beantworten schnell unsere dringenden Fragen, sie begegnen uns in Instant-Messaging-Anwendungen wie Facebook Messenger oder WhatsApp und sie erleichtern uns als digitale Assistenten wie Siri von Apple oder Alexa von Amazon das Leben.  

Wie funktioniert ein Chatbot? 

Es gibt zwei grundlegende Arten von Chatbots: 

• Regelbasierte Chatbots sind so programmiert, dass sie die Frage X mit Antwort Y beantworten, aber sie verstehen keine Sprache und ihr Einsatzspektrum ist recht begrenzt. Sie greifen auf eine Datenbank zu, um die Text- oder Spracheingaben der Anwender zu verstehen. Die eingegebenen Fragen werden dabei in ihre Einzelteile zerlegt und nach gewissen Regeln verarbeitet. 
• Chatbots mit künstlicher Intelligenz (KI) hingegen nutzen natürliche Sprachverarbeitung, was auch als Natural Language Processing (NLP) bezeichnet wird. Sie verstehen die Eingabe der Nutzer, lernen kontinuierlich hinzu und werden somit stetig besser. Sie können nicht nur einfache Fragen beantworten, sondern auch Termine vereinbaren oder absagen und sogar autonom Rechnungen versenden. 

Die Vorteile von Chatbots 

Unternehmen wie Kunden profitieren von Chatbots. Sie sind kein Ersatz für einen persönlichen Kundenservice, aber eine hervorragende Ergänzung. Die Vorteile von Chatbots sind vielfältig: 

• Sie bieten eine menschenähnliche Kundenbetreuung rund um die Uhr auch außerhalb normaler Betriebszeiten. 
• Sie beantworten häufig gestellte Fragen (FAQ) und entlasten somit den Kundendienst. 
• Sie kommunizieren mit Kunden auf ihren bevorzugten Kanälen und führen diese Daten oft an einem Ort, wie einem CRM-System zusammen, womit Mitarbeiter verschiedener Abteilungen darauf Zugriff erhalten. 
• Sie qualifizieren Leads und sorgen dafür, dass nur aussichtsreiche Kandidaten an den Vertrieb weitergeleitet werden. 

Was sollte ein guter Chatbot können? 

Damit Unternehmen von Chatbots profitieren, sollten diese jedoch gewisse Voraussetzungen erfüllen. Wenn ein Chatbot eine Frage mehrmals mit „Es tut mir leid, ich kann dir leider nicht helfen“ beantwortet, werden die (potenziellen) Kunden schnell abspringen. 

Computerlinguistik: Natürliche Sprachverarbeitung 

Intelligente oder KI-gesteuerte Chatbots sind in der Lage, natürliche Sprache zu verarbeiten. Diese Chatbots verstehen sowohl geschriebene als auch gesprochene menschliche Sprache, können diese nachahmen und einfache, automatisierte Aufgaben ausführen. 

Im Deutschen wird dieses Fachgebiet – eine Schnittstelle zwischen Sprachwissenschaft und Informatik – auch als Computerlinguistik oder linguistische Datenverarbeitung bezeichnet. 

Ein Chatbot mit künstlicher Intelligenz wandelt die menschlichen Eingaben zuerst in Äußerungen und Intentionen um. Nachdem er den Zweck der Nachricht identifiziert hat, ermittelt er eine passende Antwort und gibt diese über denselben Kanal aus. Dieser Prozess wird bis zum Abschluss der Unterhaltung wiederholt. 

Die natürliche Sprachverarbeitung durchläuft im Wesentlichen den gleichen Prozess, der sich je nach Modell leicht unterscheidet. Wikipedia nennt auf seiner Seite das Saarbrücker Pipelinemodell bestehend aus 6 Schritten: 

1. Spracherkennung: Im Fall von gesprochener Sprache wird die Eingabe zuerst in Textform umgewandelt. 
2. Tokenisierung: Der eingegebene Satz wird in Wörter und Satzgruppen segmentiert 
3. Morphologische Analyse: Personalformen und Fallmarkierungen werden analysiert und die Wörter auf ihre Grundform reduziert. 
4. Syntaktische Analyse: Die einzelnen Wörter werden auf ihre strukturelle Funktion analysiert wie zum Beispiel Subjekt, Objekt, Artikel, Verb usw. 
5. Semantische Analyse: Den Sätzen oder Satzteilen wird eine Bedeutung zugewiesen. 
6. Dialog- und Diskursanalyse: Die Beziehung zwischen aufeinander folgenden Sätzen wird erkannt. 

Umgang mit Grammatik- und Rechtschreibfehlern 

Chatbots sollten außerdem grammatikalisch falsche Eingaben und Rechtschreibfehler verstehen können, mit Akzenten von Nicht-Muttersprachlern und auch mit lokalen Dialekten umgehen können. Nicht jeder spricht perfekt Hochdeutsch und gerade beim schnellen Tippen auf dem Handy schleichen sich schnell Rechtschreibfehler ein. 

Chatbots: So kommen Technik und Linguistik zusammen 

Dank den Fortschritten im Bereich Deep Learning und maschinelles Lernen können die dem Chatbot zugrunde liegenden Algorithmen menschliche Sprache und die beabsichtigte Intention jetzt viel besser und schneller verstehen. 

Nehmen wir ein einfaches Beispiel für die Wettervorhersage an. Es gibt unzählige Möglichkeiten und Varianten, wie jemand danach fragen könnte: 

• „Wie wird morgen das Wetter?“ 
• „Wird es morgen regnen?“ 
• „Wird es am Dienstag regnen?“ 
• „Brauche ich morgen einen Regenschirm?“ 
• „Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass es morgen regnet?“ 
• „Regnet’s morgen?“ 

Der Chatbot benötigt neben einem umfassenden Vokabular für jede Situation auch eine große Bandbreite an syntaktischer Struktur und ein Verständnis zu unterschiedlichen Ausdrucksweisen und möglichen Registern – von formell bis informell. In diesem Beispiel benötigt der Chatbot auch Daten zum Standort des Benutzers. 

Chatbots müssen daher auf eine umfangreiche Datenbank mit einer großen Sammlung an Sätzen, die das Gleiche bedeuten, aber unterschiedlich Ausdrucksweisen verwenden, zurückgreifen können. Kein leichtes Unterfangen! Ein guter Chatbot sollte mindestens 50 Ausdrücke für eine Intention besitzen. 

Die folgenden zwei Sprachexperten sind maßgeblich an der Gestaltung eines Chatbots beteiligt und sorgen für seine Benutzerfreundlichkeit: 

• Ein Conversation Designer gibt dem Chatbot eine Stimme, entwirft den Ablauf einer Konversation und schreibt den entsprechenden Text. Er entwickelt zudem die Persönlichkeit des Chatbots und legt fest, ob dieser formell oder informell antwortet, Humor besitzt oder Slang benutzt. 
• Computational Linguists sind die Macher hinter einem Chatbot. Sie entwickeln die lexikalischen Ressourcen für den Chatbot in einer bestimmten Sprache. Der Begriff Lexikon bezieht sich auf das spezifische Vokabular eines Unternehmens und seiner Industrie sowie auf den gesamten allgemeinen Sprachwortschatz eines Landes. Ein Chatbot für Autohändler unterscheidet sich daher stark von einem Chatbot für Friseursalons.

Lexsys: Ihr zuverlässiger Partner für Ihre Chatbot-Projekte  

Als vielseitiger Content-Anbieter und Sprachdienstleister beraten wir Unternehmen bei ihren Kommunikationsherausforderungen. Wir sprechen die Sprache Ihrer Kunden und sorgen dafür, dass Ihre Botschaft perfekt bei Ihrem Publikum ankommt – einschließlich der Intention von Chatbots. 

Wir möchten gern Ihre Meinung und Erfahrung zu Chatbots hören und freuen uns auf Ihre Kommentare. 

Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie Lexsys Sie bei Ihren Chatbot-Herausforderungen unterstützen kann? Kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch.

Eine derartige Arbeitsteilung ist nicht unbedingt im Sinne der Verbraucher. Auch für das Unternehmen ist sie wenig effizient. Stattdessen sollten Unternehmen versuchen, die Kluft zwischen technischer Redaktion und Marketingabteilung zu überbrücken, um Synergien zu nutzen und Ressourcen zu bündeln. Denn durch eine engere Zusammenarbeit lassen sich Marketingmaterialien effektiver gestalten und eine benutzerfreundlichere Technische Dokumentation erstellen.

Was ist der Unterschied zwischen technischer Kommunikation und Copywriting?

Sowohl Technische Dokumentation (TD) als auch Marketingtexte richten sich an Verbraucher. Dennoch müssen sie verschiedene Zielgruppen mit unterschiedlichen Erwartungen befriedigen:

• Kunden bzw. Entscheidungsträger beim Kauf:
  Um sie anzusprechen, sind kreative Inhalte erforderlich. Sie sollen den Mehrwert eines Produktes oder Angebotes kommunizieren und positive Emotionen dafür wecken. Diese Aufgabe wird traditionell
  von Copywritern, Werbetextern und Marketing-Spezialisten übernommen.
   
• Anwender, die Produkte oder Angebote nutzen:
  Sie wollen technische Informationen auf klare, präzise Weise vermittelt bekommen, sodass sie möglichst schnell loslegen können. Technische Redakteure sind geschult darin, komplexe Bedienstrukturen verständlich zu erklären.

Während die technische Kommunikation für eine eng gefasste Nutzergruppe mit speziellen Bedürfnissen erstellt wird, ist das Zielpublikum für Copywriter oft divers. Dementsprechend unterscheidet sich auch der Schreibstil:

• Technische Dokumentation ist klar, knapp und logisch. Kurze Sätze, einfache Worte und eine einheitliche Terminologie zeichnen das technische Schreiben aus.
• Gute Marketing- und Werbetexte sind anschaulich und lebendig. Sie verwenden längere Sätze, bildhafte Sprache und versuchen, eine emotionale Bindung zum Leser herzustellen.

Wie sich Technische Redakteure und Copywriter ergänzen

Wer seine Content-Strategie effizienter gestalten möchte, sollte diese traditionelle Trennlinie zwischen kreativen und technischen Inhalten überdenken. Denn Marketing und Technische Dokumentation können sich wunderbar ergänzen.

Ein Beispiel:

Ein Hersteller von Funkklingeln beauftragt die Technische Redaktion, eine Bedienungsanleitung für ein neues Modell zu erstellen. Ein Technischer Redakteur verfasst die Anleitung sachlich und nüchtern, anschließend wird sie mit dem Produkt zusammen verkauft.

Ein Kunde erwirbt die neue Klingel und wirft einen Blick auf die Bedienungsanleitung. Nach wenigen Sätzen verliert er das Interesse und beschließt, das Gerät nach eigenem Ermessen zu installieren. Ohne es zu wissen, macht er hierbei einen Fehler und die Klingel funktioniert nicht. Enttäuscht kontaktiert der Käufer den Kundendienst des Herstellers. Das Ergebnis: Unnötige Kosten für den Verkäufer und ein frustrierter Kunde.

Wenn ein Käufer zum ersten Mal allein mit einem Produkt ist, sind seine Erwartungen am höchsten. Unternehmen können diese Phase nutzen, um mit überzeugenden Inhalten die Meinung über ihre Marke zu prägen und die Kundenbindung zu fördern.

So könnte der Technische Redakteur zum Beispiel gemeinsam mit einem professionellen Copywriter an der Bedienungsanleitung arbeiten. Der Marketing-Experte kann kreativen Input geben, um die Anleitung etwas „aufzupeppen“ und leserfreundlicher zu gestalten. Der Technische Redakteur dagegen stellt sicher, dass die korrekte Terminologie gewahrt bleibt und alle technischen Fakten korrekt sind. Gemeinsam gestalten sie eine Anleitung, die zum Weiterblättern einlädt.

Wenn Marketing und Technische Redaktion Hand in Hand arbeiten, können sie den Wert eines Produktes praxisnah und benutzerorientiert vermitteln. So wird die Bedienungsanleitung zu einem wichtigen Werkzeug im Marketing-Mix – denn letztendlich handelt es sich hierbei um einen Werbeträger, der ohne Streuverluste direkt beim Kunden landet.

Dieses Wunschszenario lässt sich allerdings nur realisieren, wenn ein Unternehmen eine interne Technische Redaktion sowie eine hauseigene Marketingabteilung hat. Viele kleine und mittelständische Unternehmen lassen ihre TD und Marketingmaterialien jedoch von externen Dienstleistern erstellen. Meist handelt es sich hierbei um zwei unterschiedliche Anbieter.

Das bringt Probleme mit sich: Zum einen entstehen Verzögerungen und potenzielle Informationslücken, wenn Tech-Experten den jeweiligen Textern komplexe Prozesse erklären müssen. Separate Briefings für Texter in unterschiedlichen Abteilungen bedeuten mehr Aufwand, und damit Kosten, für das Unternehmen. Und es besteht immer das Risiko, dass Texter Inhalte erstellen, die zwar genial klingen, aber aus technischer Sicht völlig daneben liegen.

Vorteile für Technische Redaktion und Kommunikation  

Nicht nur die technische Seite profitiert von einer fachübergreifenden Kooperation: Ein Werbetexter, der die Technologie hinter komplexen Produkten versteht, kann überzeugendere Marketingmaterialien erstellen. Und nachdem Technische Redakteure darauf trainiert sind, die Perspektive der Verbraucher einzunehmen, können sie als „Anwalt des Kunden“ auf den Marketingprozess einwirken.

Die Vorteile eines gemeinsamen Ansatzes liegen auf der Hand:

• Inhalte lassen sich schneller und effizienter erstellen
• Reibungsverluste werden minimiert
• Marketingmaterialien können durch praxisnahe Fallbeispiele aufgewertet werden
• Die Benutzerdokumentation wird zum Marketinginstrument

Falls das Outsourcing von technischem oder kreativem Content unvermeidlich ist, empfiehlt es sich, einen Dienstleister zu finden, der sowohl auf Technische Dokumentation als auch Marketing spezialisiert ist.

Wenn Sie einen einzigen Dienstleister für Ihre Technische Dokumentation und Marketingkommunikation suchen, sind Sie bei Lexsys an der richtigen Adresse. Unser wachsendes Team aus erfahrenen Werbetextern und Technischen Redakteuren arbeitet Seite an Seite, damit alle Materialien die hohen Anforderungen unserer Kunden erfüllen.

Wir sind Ihr One-Stop-Shop für kreative und technische Inhalte, vom technischen Marketing bis hin zur Erstellung bis hin zu technischen Übersetzungen. Unser Team verfügt über mehrjährige Erfahrung sowohl in der Texterstellung als auch in der Technischen Redaktion. Machen Sie sich diese wertvollen Synergieeffekte zunutze!

Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie Lexsys Sie beim Erstellen von kreativen und technischen Inhalten unterstützen kann? Kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch.

Allerdings bringt die Digitalisierung nicht nur Chancen, sondern auch neue Herausforderungen mit sich. Besonders für den Mittelstand ist die digitale Transformation des Unternehmens kein leichtes Unterfangen. Die Mehrheit der deutschen KMU scheitert beim Versuch, Transformationsprozesse zu meistern.

Mit einer systematischen Content-Strategie können Sie dem entgegenwirken. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Familienunternehmen und Mittelständler die Vorteile von Content nutzen können, um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen.

Warum Digitalisierung im Mittelstand so oft scheitert

Laut einer Accenture-Studie scheitern vier von fünf Digitalprojekten im Mittelstand. Der Grund sei vor allem ein fehlender roter Faden, der einzelne Digitalisierungsprojekte verbindet, sowie ein Mangel an Fachkräften, die sich mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen auskennen.

Hinzu kommt, dass Angestellte neuen Ideen oft skeptisch gegenüber stehen. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und verlässt nur ungern seine Komfortzone. Wenn Unternehmen die Hintergründe und Vorteile der geplanten digitalen Veränderungen nicht effektiv kommunizieren, ist interner Widerstand vorprogrammiert.

Um Probleme bei der Digitalisierung im Mittelstand zu vermeiden, ist eine durchdachte Strategie erforderlich. Eine Studie aus dem Jahr 2018 zeigt, dass sich die Erfolgschancen für einen digitalen Wandel bei früher und rechtzeitiger Einbindung der Mitarbeiter verdoppeln. Dies lässt sich mit einem strategischen Kommunikationsansatz erreichen, mit dem das Unternehmen die Belegschaft auf dem Weg durch die Transformationsreise begleitet.

Wie Content den digitalen Wandel in der Arbeitswelt unterstützt

Mit den richtigen Inhalten lassen sich Informationen auf eingehende Weise vermitteln und Entscheidungsprozesse beeinflussen. Wenn Sie Ihr Personal aktiv in die digitalen Transformationsprozesse einbinden, steigt die Resonanz und Veränderungsbereitschaft. Mit wirksam platziertem Content lässt sich das Engagement der Mitarbeitenden für die digitale Transformation im Unternehmen steigern.

Gerade im KMU-Bereich fehlt jedoch häufig die Zeit bzw. die nötigen Kompetenzen, um hochwertigen Content zu erstellen. Nicht jeder ist ein geborener Wortschmied und wenn einem das Gespür für die Sprache fehlt, kann die kürzeste Mitteilung zum Pflichtaufsatz werden.

Herausforderungen für internationale Unternehmen

Noch komplizierter wird es für international agierende KMU, die Inhalte in mehreren Fremdsprachen benötigen. Hier gibt es viele Möglichkeiten, ins Fettnäpfchen zu treten – von Falschübersetzungen bis zu fehlendem kulturellem Einblick. Im besten Fall löst dies ein Schmunzeln bei den Zielgruppen aus, doch im schlimmsten Fall kann das Image des Unternehmens Schaden nehmen.

Auch wenn immer mehr KMU die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen, um sich auf dem Weltmarkt zu etablieren, sind lokalisierte Inhalte derzeit noch die Ausnahme statt der Regel. Sofern überhaupt Inhalte in verschiedenen Sprachen bereitgestellt werden, werden diese allzu oft von kostenlosen maschinellen Übersetzungsprogrammen generiert.

Zukunftsorientierte Unternehmen können dieses Manko nutzen, um sich von ihren Mitbewerbern abzusetzen. Ob intern oder extern: Kommunikationsmittel, die in der jeweiligen Landessprache verfügbar und überzeugend verfasst sind, steigern das Vertrauen und die Akzeptanz des jeweiligen Zielpublikums.

Wie können Sprachdienstleister die digitale Transformation von KMU unterstützen?

Für viele Unternehmen, die über ihre eigenen Landesgrenzen hinaus agieren, stellt die multilinguale Kommunikation eine komplexe Aufgabe dar. Während große, multinationale Konzerne auf hauseigene Content- und Lokalisierungsexperten zurückgreifen können, fehlen kleinen und mittelständischen Unternehmen hierfür oft die nötigen Ressourcen bzw. das Volumen, das eine eigene Sprachendienstabteilung rechtfertigen würde. 

Das bedeutet jedoch nicht, dass die Mitarbeitenden eines KMU sich texterische oder übersetzerische Fähigkeiten zulegen müssen. Im Gegenteil – gerade wenn es darum geht, eine Marke international zu präsentieren oder wichtige interne Inhalte an fremdsprachige Zielgruppen zu vermitteln, sind Sprachgewandtheit und kulturelle Kompetenz unentbehrlich.

Hier kommen professionelle Sprachdienstleistungsunternehmen ins Spiel. Dort finden Sie erfahrene Profis, die sich mit den Nuancen der Fremdsprache und Gepflogenheiten im Zielmarkt auskennen. Gute Content-Anbieter unterstützen Sie beim Erstellen von internen und externen Kommunikationsinhalten, von Newslettern bis hin zu Schulungsvideos. Gleichzeitig helfen sie Ihnen, eine durchgehende Content-Strategie über all Ihre Zielmärkte hinweg aufzubauen.

Steigender Content-Bedarf in digitalen Unternehmen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen betrifft sämtliche Bereiche der Kommunikation. Dabei ist der Bedarf an ein- und mehrsprachigem Content, lokalisierten Inhalten und Übersetzungen stark abhängig von der Größe und Reife des Unternehmens.

Eine internationale Aktiengesellschaft mit Standorten in mehreren Ländern muss sowohl bei der internen als auch der externen Kommunikationsvermittlung multilinguale Zielgruppen berücksichtigen. Auch wenn es eine einheitliche Unternehmenssprache gibt, ist es ratsam, wichtige Prozessdokumentationen in mehreren Sprachversionen zu erstellen. Das fördert das Verständnis und die allgemeine Bereitschaft, sich mit dem Inhalt auseinanderzusetzen.

Zudem müssen Marketing- und Werbematerialien für den Zielmarkt adaptiert und Technische Dokumentation in verschiedenen Sprachen verfasst werden.

Ein junges Start-up mit internationalen Ambitionen dagegen wird sich zunächst vor allem auf eine mehrsprachige Website und Social-Media-Präsenz konzentrieren. 

Die folgenden Materialien gehören zu den häufigsten Content-Kandidaten in digitalen Unternehmen: 

• Unternehmenswebsite und Blog
• Social Media Posts
• Marketingmaterialien
• Werbung
• Pressemitteilungen
• Geschäftsberichte
• Newsletter
• Unternehmens-App
• Erklärvideos und Videoanleitungen
• Pflichtenhefte
• Risikobeurteilungen
• Versuchsberichte
• Wissensdatenbanken
• Gebrauchs- und Montageanleitungen
• Benutzerhandbücher

Selbst wenn ein KMU auf eine hauseigene Texter oder Fremdsprachenkorrespondenten zurückgreifen kann, sind diese in den wenigsten Fällen auf allen Gebieten versiert. Je nach Branche kann es sein, dass verschiedene Dokumente ein besonderes Fachwissen voraussetzen. Beim Erstellen bzw. Übersetzen einer Bedienungsanleitung kommt es zum Beispiel vor allem auf technische Kompetenz an, während die Adaption eines Slogans Kreativität und Sprachgeschick erfordert.

Sprachdienstleister können dort einspringen, wo interne Lücken bestehen – egal, ob es an Sprachkenntnissen oder dem nötigen Spezialwissen fehlt. 

Was sollten KMU bei der Wahl eines Sprachdienstleisters beachten?

Im digitalen Zeitalter beginnt die Suche nach einem Serviceanbieter in den meisten Fällen im Internet. In Sekundenschnelle findet man hier Dutzende Anbieter, die versprechen, Unternehmen mit ansprechendem Content zu internationalem Erfolg zu verhelfen.

Wer weiß, worauf es bei der Zusammenarbeit mit einem Sprachdienstleister ankommt, kann viel Zeit und Ärger sparen. Feste Ansprechpartner, definierte Prozesse und maßgeschneiderte Lösungen stehen dabei ganz oben auf der Liste.

Moderne Sprachdienstleistungsunternehmen setzen zudem auf einen Mix aus Automatisierung, AI-Technologien und anderen Tech-Tools wie Redaktionssysteme, Programme zur Videobearbeitung und Software für Audioaufnahmen.

Darüber hinaus beschäftigen seriöse Anbieter muttersprachliche Copywriter und Sprachprofis, die sich auf ein bestimmtes Spezialgebiet konzentrieren. Das garantiert, dass beim Verfassen der Texte das richtige Vokabular, thematische Kenntnisse und lokale Marktbedingungen berücksichtigt werden.

Wie können KMU zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit Sprachdienstleistern beitragen?

Je mehr Informationen das beauftragende Unternehmen bereitstellt, desto reibungsloser verläuft die Zusammenarbeit mit dem Sprachdienstleister. Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden? Auf welchen Kanälen soll der Text veröffentlicht werden? Welcher Ton soll angeschlagen werden?

Diese Fragen müssen im Vorfeld geklärt und in einem Briefing festgehalten werden, das als Leitfaden beim Verfassen der Inhalte dient. Auch wenn bestehende Texte in andere Sprachen übersetzt werden sollen, macht sich ein ausführliches Briefing bezahlt. Auf diese Weise werden Rückfragen und dadurch entstehende Verzögerungen minimiert. Wenn Sie Hilfe beim Erstellen eines Briefings benötigen, steht Ihnen Lexsys gerne zur Seite.

Mit einer ausgefeilten Content-Strategie können Sie die digitale Transformation des Unternehmens unterstützen und Veränderungsprozesse erfolgreich umsetzen. Ganz gleich, ob Sie ein- oder mehrsprachige Inhalte, Originaltexte oder Übersetzungen benötigen, bei Lexsys finden Sie alles aus einer Hand. Wir haben langjährige Erfahrung im Verfassen und Übersetzen von Texten in allen Unternehmensbereichen. Kontaktieren Sie uns noch heute. Gemeinsam können wir den digitalen Wandel im Mittelstand vorantreiben.

Content ist ein überaus effektives Mittel zur Kommunikation. Wann immer Entscheidungen anstehen, bietet eine durchdachte Content-Strategie Gelegenheiten, auf diese einzuwirken. Die Customer Journey – der Entscheidungsweg eines potenziellen Kunden vom ersten Impuls bis zur Kaufentscheidung und anschließenden Kundenbetreuung – lässt sich durch maßgeschneiderte Inhalte zielgenau führen.

Doch auch interne Prozesse können Sie mit hochwertigem Content fundamental unterstützen. So kann Content als strategisches Instrument im Change Management dienen und die Produkteinführung optimieren. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie auf diese Entscheidungsprozesse Einfluss nehmen können, indem Sie die richtigen Informationen zur richtigen Zeit präsentieren.

Der Weg zur Entscheidungsfindung

Eine Entscheidungsreise enthält mehrere Stationen, die Entscheidungsträger vom ersten Kontakt bis zur finalen Bestätigung durchlaufen:

1. Awareness: Die Impulsphase
2. Evaluation: Informations- bzw. Erwägungsphase
3. Conversion: Entscheidungsphase
4. Retention: Loyalitätsphase

Im Folgenden betrachten wir die einzelnen Phasen näher und zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Publikum in jedem Stadium mit zielgenau ausgerichteten Inhalten erfolgreich ansprechen.

1. Awareness-Phase

Jede Entscheidung beginnt mit einem Impuls. Dieser führt zum ersten Kontakt mit Ihrer Marke oder Ihrem Angebot.

Bei der Customer Journey handelt es sich hierbei meist um ein Problem. Auf der Suche nach Lösungen stößt der Verbraucher auf Informationen und erkennt, dass Sie ihm helfen können. Wenn Sie die richtigen Inhalte in dieser Phase präsentieren, können Sie den Verbraucher in einen qualifizierten Lead umwandeln.

Im Rahmen des Change Managements innerhalb eines Unternehmens wird dagegen der erste Impuls meist bewusst gesendet. Soll zum Beispiel ein neues Mitarbeiterprogramm eingeführt werden, wird dieses schon lange vor der Umsetzung durch eine E-Mail an die Belegschaft angekündigt. So werden die Angestellten für die bevorstehende Veränderung sensibilisiert.

Auch bei der Produkteinführung hilft es, alle Beteiligten so früh wie möglich in den Prozess einzubinden. Eine Markteinführung ist komplex, daher muss das Vertriebsteam mit ausreichend Vorlauf auf den Produktstart vorbereitet werden.

Zu Beginn der Awareness-Phase wissen die Zielgruppen oft wenig oder gar nichts über das Thema. Sie würden auch nicht gezielt nach Informationen hierzu suchen, denn es erscheint nicht auf ihrem Radar. Es geht also darum, ihre Aufmerksamkeit zu wecken und Inhalte zu präsentieren, die zum weiteren Vertiefen in die Materie anregen.

Die folgenden Arten von Content sind in dieser Phase besonders wirkungsvoll:

• Social Media Postings und E-Mails, um mit neuen Zielgruppen zu kommunizieren
• Aussagekräftige Inhalte mit Unterhaltungswert, wie Videos, Podcasts oder Animationen
• Suchmaschinenoptimierte Webinhalte, mit denen Sie neue Besucher auf Ihre Seite locken
• Infografiken

2. Evaluation-Phase

In der nächsten Phase geht es darum, das Interesse für Ihr Angebot zu verstärken. Die in der ersten Phase gewonnenen Leads werden mit relevanten Informationen versorgt, um sie dazu zu bewegen, Ihr Angebot in Erwägung zu ziehen.

Für die Customer Journey bedeutet das, potenzielle Kunden an der Hand zu nehmen und sie auf dem Weg zur Entscheidungsfindung gezielt in Ihre Richtung zu steuern. Um dies zu erreichen, müssen Sie die Vorteile Ihrer Lösung aufzeigen und deutlich machen, wie Sie die Ausgangssituation des Interessenten verbessern können.

Beim Change Management ist es wichtig, die Grundlagen für die beabsichtigten Veränderungen zu erklären und deutlich zu machen, welche Verbesserungen hierdurch zu erwarten sind.

Im Produkteinführungsprozess ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um dem Vertriebsteam den Launch-Plan für das neue Produkt näher vorzustellen. Wann genau soll die Produkteinführung starten? Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden? Welche Marketing-Maßnahmen sind geplant?

Um die Begeisterung für Ihre Marke, Ihr Produkt, Ihr Angebot oder Ihren Vorschlag in diesem Stadium zu schüren, eignen sich die folgenden Content-Ideen:

• Broschüren, Flyer, Landingpages, Produktpräsentationen usw. mit detaillierten Informationen
• Leicht verdauliche Informationshappen in Form von Videos, Animationen, Interviews, FAQs
• Fallstudien, Whitepapers, Pressemitteilungen, Newsletter, Artikel, Blogposts, Materialien zur Mitarbeiterkommunikation
• Schulungen, Webinare, Podcasts

3. Conversion-Phase

Wenn Sie es geschafft haben, Ihre Interessenten in diese Phase zu bringen, ist es wichtig, das Vertrauen in die Entscheidung für Sie zu bestärken. Nur so können Sie sie dazu bewegen, den letzten Schritt – sei es ein Kauf oder die enthusiastische Teilnahme – zu tätigen.

Kunden entlang der Customer Journey sind jetzt besonders empfänglich für Erfolgsnachweise und Kundenrezensionen. Ziel ist, sie vom Nutzen Ihrer Lösung und der Seriosität Ihres Unternehmens zu überzeugen.

Für Change-Management-Prozesse gilt es, Herausforderungen anzuerkennen und Lösungsansätze für potenzielle Probleme zu bieten. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass Sie auf Hindernisse vorbereitet sind und die nötigen Ressourcen haben, um diese zu überwinden.

Auch bei der Produkteinführung bieten sich Möglichkeiten, letzte Bedenken auszuräumen und Enthusiasmus zu fördern. Zeigen Sie den Vertriebsmitarbeitern, mit welchen Materialien und Ressourcen Sie sie bei der Markteinführung unterstützen werden. Indem Sie den Aufwand für Ihr Launch-Team reduzieren, steigern Sie deren Engagement.

Die richtigen Inhalte helfen Ihnen bei der Überzeugungsarbeit:

• Whitepapers, Fallstudien, Content-Beiträge von Meinungsführern, Pressemitteilungen, Artikel
• Interne Kommunikationskampagnen
• Vertriebsinstrumente, Verkaufsratgeber
• Schulungen
• Personalisierte Angebote

4. Retention-Phase

Es ist soweit: Der Kunde hat die Kreditkarte gezückt, das neue Mitarbeiterprogramm wurde ausgerollt, das Produkt steht in den Regalen der Kaufhäuser. Doch auch jetzt gibt es noch Möglichkeiten, Content gewinnbringend in Ihre Kommunikationsstrategie einzubinden.

Insbesondere in der Customer Journey spielt die Retention-Phase eine wichtige Rolle: Sie bietet die Chance, einmalige Kunden in treue Markenbotschafter umzuwandeln. Um dies zu erreichen, müssen Sie Hilfestellung leisten und Unterstützung bieten, um Kundenprobleme aus dem Weg zu räumen. Benutzerfreundliche Anleitungen und Service-Hotlines sind nur einige Beispiele, wie Sie die Erfahrung der Kunden mit Ihrer Marke auch nach dem Kauf positiv beeinflussen können.

Das Aufrechterhalten der Mitarbeiter-Loyalität im Chance-Management-Prozess ist ein heikler Punkt. Veränderungen am Arbeitsplatz können zu Frust und Enttäuschung führen. Im schlimmsten Fall kann es dazu kommen, dass Mitarbeiter die Identifikation mit Ihrem Unternehmen verlieren oder die Veränderungen scheitern. Wirken Sie dem entgegen, indem Sie Ansprechpartner bereitstellen, auf Schmerzpunkte eingehen und Dialogräume zum Erfahrungsaustausch schaffen.

Um die Loyalität Ihres Vertriebsteams nach einer erfolgreichen Produkteinführung zu fördern, lohnt sich ein offenes Ohr. Was lief gut, wo besteht Verbesserungspotenzial? Nutzen Sie die Erfahrungen Ihrer Teammitglieder, um zukünftige Launch-Prozesse noch effektiver zu gestalten.

Zur Förderung der Loyalität eignen sich folgende Arten von Content:

• Ratgeber, How-to-Guides, Anleitungen u. a. Schulungsmaterialien
• Best Practices und FAQs
• E-Mail-Newsletter
• Exklusive Inhalte u. Angebote
• Brand Communities
• Informationsbanken, in denen das kollektive Wissen aller Beteiligten gebündelt wird

Content bietet unbegrenzte Möglichkeiten

Richtig eingesetzt stärkt Content die Akzeptanz, schafft Vertrauen und bildet Beziehungen. Globale Unternehmen sollten dabei beachten, dass lokalisierte Inhalte für interne und externe Zielgruppen in fremdsprachigen Märkten leichter zugänglich sind. Um eine fehlerfreie, unmissverständliche Kommunikation zu gewährleisten, sollten Sie hier Spezialisten für Transkreation und multilinguales Content Writing ans Werk lassen. So bringen Sie Ihre Botschaft auf eingängige Weise einem internationalen Publikum näher und erhöhen Ihre Reichweite.

Mit ausgefeiltem Content können Sie viele Hebel in Bewegung setzen und Ihr Business voranbringen. Die besten Erfolge stellen sich ein, wenn Sie sämtliche Maßnahmen einer ganzheitlichen Content-Strategie unterordnen. Lexsys hilft Ihnen dabei. Unsere Content-Experten wissen, wie Sie Ihr Publikum in jedem Stadium der Entscheidungsfindung wirksam ansprechen und in die nächste Phase leiten.  

Kontaktieren Sie uns noch heute. Wir helfen Ihnen, das Potenzial Ihres Content Marketings voll zu entfalten.