Stellen Sie sich folgende einfache Frage vor: Eine Marktüberwachungsbehörde möchte wissen, welche Betriebsanleitung mit der Maschine mit der Seriennummer P-24577 ausgeliefert wurde, als sie im Juni 2028 in Verkehr kam.
Die meisten Maschinenbauer würden sagen: Kein Problem. Sie wissen, welcher Zeichnungsstand freigegeben war und welche Firmware auf der Steuerung lief. Die Betriebsanleitung liegt aber oft woanders. Die Dateien stehen in SharePoint, der Revisionsstand in einer Excel-Liste, die Freigabe in einem E-Mail-Verlauf, die Übersetzungen beim Übersetzungsbüro. Alle Informationen sind vorhanden. Trotzdem kann es Wochen dauern, sie für eine einzige Maschine zusammenzutragen.
Die neue EU-Maschinenverordnung macht dieses Problem sichtbarer. Interessant finde ich dabei, dass kaum jemand darüber spricht. Die meisten Beiträge zur digitalen Betriebsanleitung beschreiben, wie die Anleitung online kommt. Weniger geht es darum, ob man später noch zeigen kann, welche Fassung für welche Maschine galt.
Was gilt ab dem 20. Januar 2027?
Ab dem 20. Januar 2027 gilt die Verordnung (EU) 2023/1230, die EU-Maschinenverordnung, in vollem Umfang. Einzelne Vorschriften gelten schon früher. Sie löst die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab. Für die Betriebsanleitung heißt das nach Artikel 10 Absatz 7:
- Digital ist erlaubt. Die Betriebsanleitung darf digital bereitgestellt werden. Sie muss das Maschinenmodell eindeutig nennen, zu dem sie gehört.
- Der Zugang muss angegeben sein. Auf der Maschine steht, wie man die digitale Anleitung erreicht. Geht das nicht, steht es auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument.
- Herunterladen, speichern, drucken. Nutzer müssen die Anleitung ausdrucken, herunterladen und auf einem Gerät speichern können. Das gilt auch für Anleitungen, die in die Software der Maschine eingebettet sind.
- So lange wie die Maschine, mindestens aber zehn Jahre. Die Anleitung bleibt online, solange die Maschine voraussichtlich genutzt wird, und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen.
- Papier bleibt ein Recht. Verlangt der Nutzer beim Kauf eine Papierfassung, liefert der Hersteller sie innerhalb eines Monats kostenlos. Können Laien die Maschine vernünftigerweise nutzen, liegen die wesentlichen Sicherheitsinformationen immer auf Papier bei.
Für unvollständige Maschinen gilt Artikel 11. Dort geht es um die Montageanleitung, und sie bleibt mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online, ohne den Zusatz zur Lebensdauer.
Reicht ein QR-Code für die digitale Betriebsanleitung?
Für den Zugang reicht er. Für den Nachweis nicht.
Ein QR-Code führt den Nutzer zu einer Anleitung, und das ist schon viel wert. Er beantwortet aber keine der Fragen, die ein Kunde, ein Gutachter oder eine Behörde Jahre später stellen könnte:
- Welche Version galt für diese eine Maschine?
- Passte diese Version zur Ausstattung der Maschine?
- Wann hat sich der Inhalt geändert und warum?
- War die Übersetzung auf demselben Stand wie das Original?
- Wie lange war die Anleitung tatsächlich erreichbar?
- Welche Anleitung lag bei, als die Maschine das Werk verließ?
Die Verordnung schreibt vor, was am Ende erreicht sein muss. Wie ein Hersteller seine Versionen, Freigaben und Varianten verwaltet, überlässt sie ihm. Genau dort sehe ich den eigentlichen Aufwand. Der QR-Code ist schnell gedruckt. Die Ordnung dahinter muss man aufbauen.
Müssen ältere Versionen der Betriebsanleitung abrufbar bleiben?
Diese Frage höre ich zurzeit am häufigsten, meist in dieser Form: „Wir stellen immer nur die aktuelle Version online. Ist das ein Problem?“
Wörtlich verlangt die Verordnung nicht, jede frühere Fassung öffentlich vorzuhalten. Sie verlangt aber, dass die Anleitung zur Maschine passt und über die gesamte Frist online zugänglich ist. Meine Lesart: Solange die aktuelle Version inhaltlich auch für ältere Maschinen stimmt, reicht eine Version. Sobald sich eine Maschine geändert hat, etwa durch eine neue Baureihe, neue Sicherheitsfunktionen oder ein Software-Update, beschreibt die aktuelle Anleitung die älteren Maschinen nicht mehr richtig. Für diese Maschinen ist die Pflicht dann nicht mehr erfüllt.
Die gute Nachricht: Das lässt sich ordnen. Meine Empfehlung: Frühere Fassungen müssen nicht auf der Startseite stehen. Sie sollten aber auffindbar bleiben und eindeutig der richtigen Maschine zugeordnet sein.
Wo die Zuordnung Maschine-Anleitung reißt
Zwei Beispiele zeigen, wie die Verbindung zwischen Maschine und Anleitung verloren gehen kann, ohne dass jemand einen Fehler macht.
Ein Beispiel: der Website-Relaunch
Ein Hersteller baut 2026 eine Dosieranlage und bringt einen QR-Code an. Solche Anlagen laufen gut zwanzig Jahre. 2032 bekommt die Firma eine neue Website. Adressen ändern sich, alte Produktseiten wandern ins Archiv. 2044 scannt ein Servicetechniker den Code und findet nichts.
Niemand hat die Anleitung absichtlich gelöscht. Es war aber auch niemand dafür zuständig, dass sie erreichbar bleibt. Und selbst wenn die Datei im Archiv wieder auftaucht, bleibt eine Frage offen: Ist das die Fassung, die mit dieser Maschine ausgeliefert wurde?
Ein Beispiel: die verwechselte Maschinenvariante
Eine Verpackungsmaschine gibt es in drei Ausführungen: als Standardmaschine, für die Pharmaindustrie und in einer Hygieneausführung für Lebensmittel. Jede hat andere Sensoren, andere Schutzeinrichtungen und andere Wartungsschritte. Ein einziger QR-Code führt bei allen drei zur selben allgemeinen Anleitung. Ein Techniker wartet die Pharma-Maschine nach den Wartungsschritten der Standardmaschine.
Hier fehlt kein Link. Es fehlt die richtige Anleitung für die richtige Ausführung. Der Code kann noch so gut gemacht sein: Wenn es nicht für jede Ausführung eine eigene, eindeutig zugeordnete Fassung gibt, führt er ins Leere.
Wer fragt nach, und wann?
Zwei Stellen der Maschinenverordnung sind hier wichtig. Nach Artikel 10 Absatz 3 halten Hersteller die technischen Unterlagen und die EU-Konformitätserklärung mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme für die Marktüberwachungsbehörden bereit. Nach Artikel 10 Absatz 10 legen sie einer zuständigen Behörde auf deren begründetes Verlangen alle Informationen und Unterlagen vor, die die Konformität belegen, in einer Sprache, die die Behörde leicht versteht.
Realistisch betrachtet ist eine Behördenanfrage aber nicht der wahrscheinlichste Anlass. Die Frage nach der richtigen Anleitung kommt eher nach einem Unfall, bei einer Reklamation oder in einem Haftungsfall.
An dieser Stelle trenne ich bewusst, was im Gesetz steht und was ich daraus lese. Bis zum 9. Dezember 2026 müssen die Mitgliedstaaten die neue Produkthaftungsrichtlinie (EU) 2024/2853 in nationales Recht umsetzen. Nach Artikel 17 erlischt ein Anspruch grundsätzlich zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen des Produkts. Nach Artikel 9 Absatz 1 kann ein Gericht den Hersteller verpflichten, relevante Beweismittel offenzulegen. Kommt der Hersteller dieser Verpflichtung nicht nach, kann dies nach Artikel 10 Absatz 2 Buchstabe a unter bestimmten Voraussetzungen zu einer Vermutung der Fehlerhaftigkeit des Produkts führen.
Meine Lesart, keine Rechtsauskunft: Die Maschinenverordnung und die Produkthaftungsrichtlinie rechnen mit denselben zehn Jahren ab demselben Zeitpunkt. Wer eine Betriebsanleitung bei einer Plattformumstellung überschrieben hat, erfüllt dann womöglich nicht nur eine Bereitstellungspflicht nicht mehr. Er kann auch nicht mehr zeigen, dass die Anleitung nicht das Problem war. Ob und wie das auf Ihr Unternehmen zutrifft, klären Sie am besten mit Ihrer eigenen Rechtsberatung.
Was Sie vorlegen können sollten
Für die Maschine P-24577 heißt das: Diese Angaben sollten an einer Stelle liegen oder zumindest miteinander verknüpft sein.
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Freigegebene Version der Betriebsanleitung | Version 3.2, freigegeben am 14. März 2028 |
| Sprachfassungen mit Datum | Deutsch 14. März, Englisch 2. Mai, Französisch 30. April |
| Freigabe | Wer hat freigegeben, und wann |
| Zugangsweg | Adresse oder QR-Ziel, das an diesem Tag galt |
| Archivkopie | Die Fassung, wie sie damals aussah, nicht wie sie heute aussieht |
| Beschriebener Softwarestand | Firmware 4.1, vor der Änderung der Alarmgrenzen in 4.2 |
Nichts davon ist kompliziert. Es muss sich nur über die Seriennummer finden lassen und den nächsten Website-Relaunch überstehen. Diese Tabelle gibt es auch als Vorlage zum Ausfüllen.
Der 30-Minuten-Test
Nehmen Sie eine Maschine, die Sie vor drei Jahren ausgeliefert haben. Messen Sie, wie lange es dauert, die Betriebsanleitung genau so vorzulegen, wie sie damals beilag: in der Sprache des Kunden und mit dem Freigabedatum.
Dauert es ein paar Minuten, sind Sie gut aufgestellt. Dauert es einen Nachmittag, haben Sie die eigentliche Lücke gefunden. Sie liegt dann nicht beim QR-Code und nicht beim Portal.
Fünf Fragen für diesen Monat:
- Führt die Seriennummer zu einer bestimmten, freigegebenen Version der Anleitung?
- Werden ältere Versionen aufbewahrt, nicht nur die aktuelle?
- Ist für jede Sprachfassung festgehalten, wann sie den Stand des Originals erreicht hat?
- Gibt es eine benannte Person für die Freigabe?
- Gibt es eine benannte Person, die das Archiv über den nächsten Plattformwechsel bringt?
Wenn Sie den Test machen, schreiben Sie mir, wie lange es gedauert hat. Ich sage Ihnen gern, was wir in solchen Fällen meist sehen. Und wenn Sie die Tabelle oben als bearbeitbare Vorlage möchten, antworten Sie kurz, dann schicke ich sie Ihnen.
Wer ist zuständig?
In vielen Unternehmen verteilt sich die Verantwortung auf Entwicklung, Technische Redaktion, Produktmanagement, Qualität, Regulatory Affairs und IT. Jede Abteilung geht davon aus, dass eine andere das Thema hat. Dann gehört niemandem der Fahrplan, niemandem die Plattform und niemandem die Aufbewahrung über die Jahre. Das Ergebnis ist selten ein großer Fehler. Meist kommt der Januar 2027, und es gibt mehrere halb fertige Projekte, aber keinen durchgehenden Ablauf.
Besonders deutlich wird das im Sondermaschinenbau. Dort bekommt jeder Kunde eine eigene Dokumentation, und eine gemeinsame Plattform muss all diese Fassungen zehn Jahre und länger halten.
Dazu kommt eine Rechnung, die selten jemand aufmacht. Die Druckkosten fallen weg. Hosting, Übersetzungsabstimmung, Linkprüfung und Archiv bleiben. Nach fünf Jahren liegen die laufenden Kosten oft höher, als am Anfang jemand angenommen hat.
Fazit
Die Anleitung online zu stellen, ist der einfache Teil der Maschinenverordnung. Schwieriger ist es, Jahre später zu zeigen, welche Fassung zu welcher Maschine gehörte. Wer das heute ordnet, hat auch im Service etwas davon: Techniker finden schneller die richtige Anleitung, Änderungen lassen sich nachvollziehen, und das Wissen hängt nicht mehr an einer einzelnen Person.
Deshalb stelle ich lieber eine engere Frage als „Sind wir konform?“: Wenn morgen jemand fragt, welche Anleitung zu einer Maschine von vor drei Jahren gehörte, wie lange bräuchten Sie für die Antwort?
Häufige Fragen
Ab wann gilt die neue EU-Maschinenverordnung?
Ab dem 20. Januar 2027. So steht es in Artikel 54 der Verordnung (EU) 2023/1230 in der Fassung der Berichtigung vom 4. Juli 2023. Maschinen, die vorher nach der Maschinenrichtlinie in Verkehr gebracht wurden, dürfen weiterhin bereitgestellt werden (Artikel 52).
Wie lange muss eine digitale Betriebsanleitung online bleiben?
Während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen (Artikel 10 Absatz 7). Bei unvollständigen Maschinen bleibt die Montageanleitung mindestens zehn Jahre online (Artikel 11).
Reicht ein QR-Code auf der Maschine?
Er erfüllt die Pflicht, den Zugang anzugeben. Er zeigt aber nicht, welche Version für eine bestimmte Maschine galt. Dafür braucht es eine Zuordnung von Seriennummer, Version, Sprachfassung und Freigabe.
Muss ich die Betriebsanleitung noch auf Papier liefern?
Verlangt der Nutzer sie beim Kauf, ja: kostenlos innerhalb eines Monats. Können Laien die Maschine vernünftigerweise nutzen, liegen die wesentlichen Sicherheitsinformationen immer auf Papier bei (Artikel 10 Absatz 7).
Muss ich ältere Versionen der Anleitung aufbewahren?
Die Verordnung sagt das nicht wörtlich. Hat sich die Maschine seit der Auslieferung geändert, beschreibt die aktuelle Anleitung ältere Maschinen aber nicht mehr richtig. Meine Empfehlung: Frühere Fassungen aufbewahren und über die Seriennummer auffindbar halten.
Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Einschätzung zu den Dokumentationspflichten der Verordnung (EU) 2023/1230 wieder. Er beschreibt die Sicht des Autors auf die praktischen Folgen und ist keine Rechtsberatung. Für Ihre Produkte holen Sie bitte eine eigene rechtliche und sicherheitstechnische Beratung ein. Rechtsgrundlagen: Verordnung (EU) 2023/1230, insbesondere Artikel 10 Absätze 3, 7 und 10, Artikel 11, 52 und 54; Richtlinie (EU) 2024/2853, Artikel 9, 10 und 17.
